Beim Firmenwagen sind rechtlich und steuerlich viele Details zu beachten
Natürlich verursacht ein Firmenwagen Kosten. Und manchmal Einnahmen. Unternehmer müssen mit dem Steuerberater klären, was wie zu behandeln ist. Das gilt etwa für Nutzungsausfall nach einem Unfall. Auch wichtig: Regelungen zur Privatnutzung von Dienstwagen durch Mitarbeiter und eine Vollkaskoversicherung.
Text: Frank Wiercks
Verursacht ein Firmenwagen Kosten, so sind das Betriebsausgaben. Klar, denn vom Kaufpreis über Steuer und Versicherung bis zu Aufwendungen für Betrieb und Reparaturen fallen diese Ausgaben an, weil das Auto zum Betriebsvermögen zählt und sein Einsatz einem geschäftlichen Zweck dient. In drei Fällen allerdings erzielt ein Selbstständiger mit seinem Firmenwagen direkte Einnahmen. Einmal – logisch – beim Verkauf. Dann – das sollte jedem bekannt sein – über den privaten Nutzungsanteil in seiner Steuererklärung. Der lässt sich nach der Ein-Prozent-Regelung oder durch Führen eines Fahrtenbuchs ermitteln. Und schließlich – das dürfte vielen noch nicht Betroffenen neu sein – nach einem Unfall. Zahlt die Kfz-Versicherung des Unfallgegners für die Dauer der Instandsetzung einen Nutzungsausfall, gilt der als Betriebseinnahme. So urteilte der Bundesfinanzhof (BFH) im Fall eines Gewerbetreibenden, der 1.210 Euro Nutzungsausfall in seiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht berücksichtigt hatte.
Oft entstehen bei den Firmenwagen Kosten durch Unfälle
Nutzen Angestellte ein auf den Betrieb zugelassenes Fahrzeug, ist das Thema aber breiter zu denken, gerade mit Blick auf selbstverschuldete Unfälle. Dienstfahrten brauchen klare Regeln. So kann nicht nur Selbstverständliches bestätigt werden, wie das Verbot von Alkohol am Steuer. Sondern es sollte auch vorgeschrieben werden, dass etwa zur Unfallaufnahme stets die Polizei zu rufen ist. Rein finanziell dürfen die Regelungen dem Mitarbeiter aber nicht zu viel Verantwortung zuweisen, wenn ein Unfall passiert. Er muss laut Bundesarbeitsgericht (BAG) weder für leicht fahrlässig verursachte Schäden einstehen noch normal fahrlässig verursachte Schäden allein tragen. Für Unfallkosten während einer dienstlich veranlassten Fahrt privilegieren ihn die Grundsätze des „innerbetrieblichen Schadensausgleichs“. Der Mitarbeiter zahlt bei leichter Fahrlässigkeit nichts. Bei mittlerer Fahrlässigkeit teilt er die Kosten mit dem Arbeitgeber. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ist er allein in der Pflicht – und auch bei Privatfahrten mit einem Firmenwagen ohne Genehmigung.
Private Nutzung des Dienstwagens schriftlich definieren
Komplizierter ist die Sache bei dem, was gemeinhin als Dienstwagen gilt: Der zur beruflichen und privaten Nutzung überlassene Pkw als Gehaltsbestandteil. Passiert bei einer Privatfahrt ein Unfall, nehmen manche Gerichte den Fahrer in die Pflicht, andere nicht. In einem Fall entschied das Landesarbeitsgericht Köln auf volle Haftung des Arbeitnehmers. In einem anderen meinte das Hessische Landesarbeitsgericht, der Arbeitgeber verpflichte sich durch die Erlaubnis von Privatfahrten und die Versteuerung des geldwerten Vorteils stillschweigend zur Übernahme privater Unfallkosten. Deshalb sollten Unternehmer beim Anwalt zwei Regelungen für Firmenwagen bestellen: eine mit Vorgaben für geschäftliche Fahrten, die für jeden gilt, bis zum Lehrling. Und eine für Mitarbeiter, die ihren Dienstwagen privat nutzen dürfen. Hier lässt sich auch festschreiben, wer ans Steuer darf, ob Abstecher ins Ausland erlaubt sind und in welchem Umfang der Mitarbeiter die Kosten trägt. Das schafft klare Verhältnisse für den Fall, dass es zum Unfall und zum Streit ums Geld kommt.
Beim Firmenwagen Kosten durch eine Regelung klar verteilen
Eine Vereinbarung zur privaten Nutzung des Dienstwagens kann etwa das Thema Versicherung regeln. Empfehlenswert ist natürlich stets eine Vollkasko-Police. Dann lässt sich vereinbaren, ob der Mitarbeiter hier seinen persönlichen Schadensfreiheitsrabatt einbringt, um die Kosten zu senken. Für den Fall eines Schadens sollte geklärt werden, ob beziehungsweise in welcher Höhe der Mitarbeiter bei Fahrlässigkeit für Beitragserhöhungen einzustehen hat. So etwas sollte genau mit dem Anwalt besprochen werden. Manche Unternehmer wählen auch den Weg, Dienstwagenfahrer über einen prozentualen Anteil an den Betriebskosten zu beteiligen und dies mit dem geldwerten Vorteil zu verrechnen. So würden die Kosten aus einem Unfall stets in gewissem Maße auf den Verursacher abgewälzt. Solche Modelle müssen aber mit dem Steuerberater genau durchgerechnet und vom Anwalt wasserdicht formuliert sein.
Ohne Vollkasko droht Steuer durch einen geldwerten Vorteil
Steuerlich relevant sind aus Sicht des Mitarbeiters nach einem selbstverschuldeten Unfall bei einer Privatfahrt auch die Reparaturkosten. Häufig übernimmt der Chef die Instandsetzung beziehungsweise Selbstbeteiligung – er will Dienstwagenfahrer motiviert halten und kann die Kosten als Betriebsausgabe ansetzen. Doch Reparaturkosten zählen grundsätzlich nicht zu den Gesamtkosten des Firmenwagens, fallen also nicht unter die Ein-Prozent-Methode. Trägt der Mitarbeiter sie nicht, entsteht ein geldwerter Vorteil in Form nicht eingeforderter Selbstbeteiligung oder Reparaturkosten, die der Chef erlässt. Eine Versteuerung lässt sich aber vermeiden, wenn der Firmenwagen mit bis zu 1.000 Euro Selbstbeteiligung vollkaskoversichert ist. Denn der Unternehmer darf pro Schaden nach Erstattung von Dritten kleine Unfallkosten bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer als Reparaturkosten in die Gesamtkosten einbeziehen. Das heißt: Die Vollkaskoversicherung zahlt die Reparatur. Sie fordert vom Unternehmer 1.000 Euro Selbstbeteiligung. Der deklariert das als Teil der Gesamtkosten. Und der Dienstwagenfahrer zahlt nichts. Noch ein Thema für das Gespräch mit dem Steuerberater.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg