Wird ein Unternehmer handlungsunfähig, droht seinem Betrieb die Insolvenz. Nur per Vorsorgevollmacht kann ein Bevollmächtigter den Betrieb ohne Einmischung des Betreuungsgerichts nahtlos weiterführen.

Text: Frank Wiercks

In kleinen Unternehmen entschei­det der Chef meis­tens alleine. Fällt er aus, ist der Betrieb schla­gar­tig hand­lung­sun­fähig. In größeren Unternehmen gibt es oft weit­ere Geschäfts­führer oder Prokuris­ten. Dann läuft der Betrieb zumin­d­est eine Zeit lang weit­er, nach­dem der Haupt­ge­sellschafter oder ‑geschäfts­führer plöt­zlich aus­ge­fall­en ist. Wer­den große Entschei­dun­gen nötig, für die seine Zus­tim­mung erforder­lich ist, ste­ht aber auch hier alles still. Um diese Läh­mung im Ern­st­fall, die schnell in der Insol­venz enden kön­nte, zu ver­hin­dern, sollte jed­er Unternehmer für seinen Betrieb eine notariell beglaubigte Vor­sorgevoll­macht erstellen. Durch dieses Doku­ment gibt er einem ver­trauenswürdi­gen Bevollmächtigten die Erlaub­nis, die Fir­ma während sein­er Abwe­sen­heit in seinem Sinne zu lenken und weitre­ichende Entschei­dun­gen zu tre­f­fen. Die Vor­sorgevoll­macht sollte nur in Absprache mit dem Recht­san­walt und dem Steuer­ber­ater ver­fasst wer­den und muss exakt auf die indi­vidu­elle Sit­u­a­tion des Unternehmens abges­timmt wer­den. Dabei sind viele Details zu beachten:

Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Vollmacht

Zwar gehen sowohl Vor­sorgevoll­macht wie auch Patien­ten- und Betreu­ungsver­fü­gung grund­sät­zlich in eine ähn­liche Rich­tung – jemand ermächtigt eine Per­son, für ihn/sie Entschei­dun­gen zu tre­f­fen, wenn er/sie selb­st nicht mehr dazu in der Lage ist. Bei den konkreten Inhal­ten gibt es aber große Unter­schiede, weshalb in der Regel min­destens zwei unter­schiedliche Doku­mente erforder­lich sind, bei größeren Unternehmen nor­maler­weise sog­ar drei.

Eine Patien­ten­ver­fü­gung klärt die Frage, welche medi­zinis­chen Maß­nah­men man wün­scht beziehungsweise nicht wün­scht. Liegt jemand beispiel­sweise im Koma, kann eine juris­tisch wasserdichte Patien­ten­ver­fü­gung dem Arzt bes­timmte lebensver­längernde Maß­nah­men unter­sagen. Grund­sät­zlich bindet auch eine mündliche Patien­ten­ver­fü­gung den Arzt, sie wird aber ger­ade im Stress ein­er Kranken­haus­be­hand­lung oft unter schwieri­gen Umstän­den gegeben oder kön­nte unklar for­muliert sein. Bess­er ist es darum, sich frühzeit­ig mit dem The­ma zu beschäfti­gen und eine schriftliche Patien­ten­ver­fü­gung zu ver­fassen, am besten nach Rück­sprache mit dem Anwalt.

Eine Betreu­ungsver­fü­gung dient der Vor­sorge für den Fall, dass man bei alltäglichen Fra­gen nicht mehr selb­st entschei­den kann. Nor­maler­weise wählt dann das Betreu­ungs­gericht einen Betreuer aus. Liegt eine Betreu­ungsver­fü­gung vor, wird der Richter in der Regel die gewün­schte Per­son bestellen. Die Betreu­ungsver­fü­gung greift erst, wenn das Gericht es entsprechend der gesund­heitlichen Sit­u­a­tion des Ver­fü­gen­den für erforder­lich hält. Außer­dem ste­ht der Betreuer unter der Kon­trolle des Gerichts, es wacht über die Ein­hal­tung der Ver­fü­gung und kann etwa Ein- und Auszahlun­gen auf den Kon­ten des Ver­fü­gen­den prüfen.

Eine Vor­sorgevoll­macht dient dazu, den Gang zum Betreu­ungs­gericht zu ver­mei­den und rechtzeit­ig bei klarem Kopf notariell beglaubigt festzule­gen, durch wen man im Falle ein­er eventuell ein­tre­tenden Geschäfts- oder Ein­willi­gung­sun­fähigkeit umfassend vertreten wer­den will. Für Fir­menin­hab­er ist es ganz wichtig, dass der über die Vor­sorgevoll­macht einge­set­zte Vertreter sofort für die Fir­ma entschei­den kann, wenn etwas passiert ist – etwa nach einem schw­eren Autoun­fall des Chefs. Liegt keine Vor­sorgevoll­macht vor, muss das Betreu­ungs­gericht erst auf Antrag tätig wer­den und einen Betreuer bestellen. Oft verge­hen mehrere Wochen, bis die Richter jeman­den als vertre­tungs­berichtigt erk­lären – in der Zwis­chen­zeit dürfte manch­er Betrieb wegen zu langer Hand­lung­sun­fähigkeit längst in der Insol­venz gelandet sein.

Getrennte Vorsorgevollmachten für Betrieb und Privates

Ein Unternehmer sollte also unbe­d­ingt mehrgleisig fahren. Er muss in jedem Fall eine Patien­ten­ver­fü­gung auf­set­zen, um seine Wün­sche bei der medi­zinis­chen Behand­lung festzuschreiben. Und er muss eine Vor­sorgevoll­macht for­mulieren, in der er fes­tlegt, welche ver­trauenswürdi­ge Per­son die Geschicke des Unternehmens mit Ein­treten sein­er Entschei­dung­sun­fähigkeit in welch­er Weise lenken soll. So ver­hin­dert er, dass im Ern­st­fall vom Gericht eine Betreu­ungsver­fü­gung erlassen wird. Mit der Voll­macht kann er auch Kom­pe­ten­zen auf ver­schiedene Per­so­n­en verteilen, muss dann aber darauf acht­en, dass sie sich nicht gegen­seit­ig block­ieren. Zudem sollte der Unternehmer eine zweite Vor­sorgevoll­macht für sein Pri­vatver­mö­gen beziehungsweise für sein Pri­vatleben betr­e­f­fende Entschei­dun­gen erstellen. Ide­al­er­weise wer­den die Voll­macht­en gemein­sam mit dem Anwalt for­muliert, damit sie sich ergänzen und nicht in wichti­gen Punk­ten wider­sprechen oder durch unklare Anweisun­gen zumin­d­est Entschei­dun­gen erschweren.

Getrennte Vollmachten für Unternehmen und Privatbereich

Viele Unternehmer machen keinen Unter­schied zwis­chen Betrieb und Pri­vatver­mö­gen, zumal wenn sie als Einzelun­ternehmer alle Entschei­dun­gen sel­ber tre­f­fen und mit ihrem ganzen Ver­mö­gen für ihr unternehmerisches Engage­ment haften. Soll­ten sie uner­wartet aus­fall­en, gibt es ohne Vor­sorgevoll­macht aber schnell Prob­leme. Ent­ge­gen der oft ver­bre­it­eten Mei­n­ung haben Ehep­art­ner keine beson­deren Vertre­tungs- oder son­sti­gen Rechte. In der Regel wird deshalb vom Betreu­ungs­gericht ein Betreuer bestellt, der sowohl pri­vat als auch im Unternehmen die Vertre­tung übern­immt. Kom­men dafür mehrere nahe Ange­hörige in Betra­cht, kann dies zu Zeitverzögerun­gen, großer Unsicher­heit und eventuell sog­ar Stre­it etwa zwis­chen Ehep­art­ner und Kindern führen. Außer­dem muss der Betreuer dann zuerst ein Ver­mö­gensverze­ich­nis erstellen. In einem Einzelun­ternehmen wer­den wichtige Entschei­dun­gen so eventuell eben­so verzögert wie in ein­er Per­so­n­en- oder Kap­i­talge­sellschaft, weil ohne Vor­sorgevoll­macht auch zuerst gek­lärt wer­den muss, wer beispiel­sweise bei Gesellschafterbeschlüssen für den aus­ge­fal­l­enen Gesellschafter abstim­men darf.

Vorsicht mit bei einer uneingeschränkten Vorsorgevollmacht

Es gibt viele Gründe, warum ein Fir­menchef plöt­zlich nicht mehr die Unternehmensführung wahrnehmen kann: ein Unfall, eine schwere Erkrankung, Unabkömm­lichkeit an einem ent­fer­n­ten Ort oder sog­ar Unter­suchung­shaft wegen Steuer- oder Zollde­lik­ten, beispiel­sweise Schwarzarbeit. In solchen Fällen sollte sofort ein fähiger Ver­trauter durch die Vor­sorgevoll­macht dazu ermächtigt wer­den, drin­gende Entschei­dun­gen im Betrieb zu tre­f­fen. Bei der Wahl dieser Per­son ist wichtig, dass sie sich gut mit dem The­ma ausken­nt und nicht lange einar­beit­en muss. Wer für seine Abwe­sen­heit eine Art Nach­fol­ger ein­set­zen und ihn mit ein­er uneingeschränk­ten Voll­macht ausstat­ten will, sollte sich das gut über­legen: Diese Per­son hätte enorme Macht und würde nicht – wie ein gerichtlich einge­set­zter Betreuer durch das Gericht – automa­tisch von ein­er über­ge­ord­neten Instanz kon­trol­liert. Deshalb bietet es sich an, die Vor­sorgevoll­macht nicht nur inhaltlich sehr sorgfältig zu for­mulieren, son­dern gle­ichzeit­ig auch festzuschreiben, welche großen Entschei­dun­gen von ein­er konkret benan­nten Kon­trol­linstanz bestätigt wer­den müssen. So kön­nte etwa der Verkauf von Fir­menan­teilen nur mit Zus­tim­mung durch den Ehep­art­ner und den Steuer­ber­ater möglich sein. Sin­nvoll kann es auch sein, für alle großen Entschei­dun­gen in der Vor­sorgevoll­macht ein Vier-Augen-Prinzip festzuschreiben – beispiel­sweise, dass der jew­eilige Abteilungsleit­er ange­hört oder sog­ar um sein Ein­ver­ständ­nis gebeten wer­den muss.

Verschiedenen Personen eingeschränkte Vollmacht geben

Möglich ist, jeman­dem eine eingeschränk­te Vor­sorgevoll­macht zu erteilen beziehungsweise mehreren Per­so­n­en eine Teil­voll­macht für ihren Bere­ich zu geben: Mit so ein­er ver­traglichen Regelung lassen sich Befug­nisse der Bevollmächtigten bes­tim­men, Richtlin­ien beschreiben und Kom­pe­ten­zen beschränken. Beispiel­sweise kann der Pro­duk­tion­sleit­er dann das Mate­r­i­al bestellen und die Fer­ti­gung am Laufen hal­ten. Der kaufmän­nis­che Leit­er kann Per­son­al ein­stellen oder ent­lassen und mit der Bank die Finanzierung klären. Der Steuer­ber­ater kann sich um die Zahlen küm­mern und die Kom­mu­nika­tion mit dem Finan­zamt übernehmen. Alle gemein­sam kön­nten zudem als Beratungs­gremi­um für den Ehep­art­ner benan­nt wer­den, der weit­ge­hende Entschei­dun­gen so auf Basis ein­er umfassenden Infor­ma­tion und Beratung tre­f­fen kann. Eine der­ar­tig aus­gek­lügelte Vor­sorgevoll­macht sollte in Ruhe mit dem Recht­san­walt sowie dem Steuer­ber­ater besprochen und for­muliert wer­den. Die Rolle der dort benan­nten Vertre­tungs­berechtigten muss mit diesen Per­so­n­en vorher genau besprochen wer­den, damit sie wis­sen, worauf sie sich ein­lassen und welche Spiel­regeln im Ern­st­fall gel­ten. Dann kann ein Betrieb mit so ein­er Kon­struk­tion auch während ein­er län­geren Abwe­sen­heit des Unternehmers erfol­gre­ich weit­erge­führt werden.

Persönliche Vorsorgevollmacht plus Patientenverfügung

Zudem sollte der Unternehmer eine per­sön­liche Vor­sorgevoll­macht inklu­sive Patien­ten­ver­fü­gung auf­set­zen, damit sich eine Per­son seines Ver­trauens um seine Inter­essen außer­halb der Fir­ma küm­mern kann, in Ver­mö­gens- eben­so wie gesund­heitlichen und all­ge­mein rechtlichen Angele­gen­heit­en. Auch das muss nicht immer ein Ange­höriger sein, die Auf­gabe kann zum Beispiel ein Recht­san­walt übernehmen. Wichtig ist, dass so gut wie möglich zwis­chen den Belan­gen des Unternehmens und den per­sön­lichen The­men getren­nt wird und Lösungsmech­a­nis­men für den Fall existieren, dass Unternehmens- und Pri­vat­in­ter­esse nicht deck­ungs­gle­ich sind – etwa wenn der Betrieb eine Kap­i­tal­spritze aus dem Pri­vatver­mö­gen braucht, die der per­sön­liche Betreuer nicht freigeben will.

Bei Vorsorgevollmacht ans Gesellschaftsrecht denken

Zwar gibt es viele Muster für eine Vor­sorgevoll­macht zum Down­load im Inter­net. Unternehmer soll­ten sie – im Gegen­satz zu Mustern für eine Patien­ten­ver­fü­gung – aber bess­er nicht nutzen. Bei jed­er Vor­sorgevoll­macht soll­ten Recht­san­walt und Steuer­ber­ater genau prüfen, ob es eventuell gesellschaft­srechtliche oder tes­ta­men­tarische Prob­leme geben kön­nte. Bei Fort­führung eines einzelka­ufmän­nis­chen Betriebs (GbR oder OHG) etwa wird das Pri­vatver­mö­gen des Voll­macht­ge­bers in der Regel durch den Bevollmächtigten haf­tungsrechtlich mitverpflichtet. Deshalb ist es empfehlenswert, dem Bevollmächtigten in diesem Fall die Befug­nis zu geben, das Unternehmen etwa in eine GmbH umzuwandeln.

Vorsorgevollmacht muss zum Gesellschaftsvertrag passen

In vie­len Gesellschaftsverträ­gen gibt es zudem schon Regelun­gen zur Vererb­barkeit oder zur Vertre­tung des Unternehmens im Krankheits­fall. Solche gesellschaft­srechtlichen Vere­in­barun­gen haben grund­sät­zlich Vor­rang vor ein­er Vor­sorgev­er­fü­gung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vor­sorgevoll­macht auszufüllen und zu den Unter­la­gen zu nehmen. So ein Doku­ment muss von Experten darauf geprüft wer­den, wie es zu han­dels- und gesellschaft­srechtlichen Anforderun­gen ste­ht, und der Inhalt entsprechend angepasst wer­den. Kom­plex ist auch die Frage nach der Zuläs­sigkeit der Vor­sorgevoll­macht zur Wahrnehmung organ­isatorisch­er Mit­glied­schaft­srechte, Wahrnehmung von Geschäfts­führerauf-gaben in der GmbH und Wahrnehmung von Geschäfts­führerauf­gaben in Per­so­n­enge­sellschaften, weil hier eine Bevollmäch­ti­gung zur Wahrnehmung organ­isatorisch­er Mit­glied­schaft­srechte mit dem für Per­so­n­enge­sellschaften und GmbHs gel­tenden Abspal­tungsver­bot kol­li­diert. Dies unter­sagt es, einen Drit­ten unwider­ru­flich und ver­drän­gend zu bevollmächti­gen. Zwar ist eine Vor­sorgevoll­macht wider­ru­flich und nicht ver­drän­gend, sollte also zuläs­sig sein. Trotz­dem wäre es empfehlenswert, dass alle Mit­ge­sellschafter der Vor­sorgevoll­macht zus­tim­men. Ide­al­er­weise wird eine Regelung zur Vertre­tung per Vor­sorgevoll­macht im Gesellschaftsver­trag vere­in­bart. Dies sollte unbe­d­ingt mit einem Anwalt besprochen werden.

Formale Anforderungen an die Vorsorgevollmacht

Gel­tungs­dauer: Die Voll­macht muss unbe­d­ingt wider­ru­flich und unbe­fris­tet sein. Dann gilt sie, bis der Voll­macht­ge­ber sie wider­ruft oder neue Umstände ein­treten, etwa sein Tod und die Tes­ta­mentseröff­nung – und externe Part­ner kön­nen sich bis dahin auf die Gültigkeit verlassen.

Notarielle Beurkun­dung: Jede Vor­sorgevoll­macht muss schriftlich niedergelegt wer­den und sollte notariell beurkun­det sein. So wird automa­tisch die Geschäfts­fähigkeit des Voll­macht­ge­bers fest­gestellt und kann später nicht angezweifelt wer­den. Zudem ist die notarielle Beurkun­dung der Voll­macht unverzicht­bar, wenn der Bevollmächtigte auch Grund­stücks­geschäfte vornehmen, die Vertre­tung gegenüber dem Han­del­sreg­is­ter übernehmen, über GmbH-Anteile ver­fü­gen oder Stimm­rechte ausüben soll.

Getren­nte Urkun­den: Jed­er Bevollmächtigte sollte eine eigene Vor­sorgevoll­macht für seinen Auf­gaben­bere­ich erhal­ten. Gibt es nur einen Bevollmächtigten, soll­ten zwei getren­nte Urkun­den für Unternehmen und Pri­vat­bere­ich aus­gestellt wer­den. Das ver­wehrt Geschäftspart­nern zu tiefe Ein­blicke in das Privatleben.

Außen­ver­hält­nis: Der Bevollmächtigte sollte eine umfassende Vertreter­voll­macht in allen oder möglichst vie­len Gebi­eten erhal­ten. Sie sollte nicht unter ein­er Bedin­gung erteilt wer­den, weil der Vertreter son­st bei jedem Rechts­geschäft beweisen muss, dass die Voraus­set­zun­gen für seine Voll­macht vorliegen.

Innen­ver­hält­nis: Für Bevollmächtigte, die im Betrieb entschei­den sollen, sind dage­gen Regiean­weisun­gen empfehlenswert. Zu beson­ders wichti­gen Punk­ten sollte ein Einzelun­ternehmer deut­lich machen, wie er seinen Betrieb geführt wis­sen möchte. Außer­dem soll­ten diese Regiean­weisun­gen klar fes­tle­gen, ob die Fir­ma im Falle sein­er Geschäft­sun­fähigkeit weit­erge­führt oder verkauft oder liq­ui­diert wer­den soll. Bei Mit­ge­sellschaftern ein­er GmbH ist dies nicht notwendig.

Unter­voll­macht­en: In der Voll­macht sollte geregelt wer­den, ob der Bevollmächtigte von den Beschränkun­gen für Insichgeschäfte gemäß § 181 BGB befre­it wer­den soll und ob die Erteilung von Unter­voll­macht­en genehmigt wird.

Proku­ra: Grund­sät­zlich kann es sin­nvoll sein, dem Bevollmächtigten für den nor­malen Geschäftsverkehr auch Proku­ra zu erteilen. Dann muss er nicht bei jed­er Hand­lung und ins­beson­dere bei ein­seit­i­gen Rechts­geschäften die Voll­macht vor­legen. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt besprochen werden.

Stimm­rechte: Es ist möglich, einem Bevollmächtigten eine soge­nan­nte Stimm­rechtsvoll­macht zu geben. Das ermöglicht ohne Vor­sorgevoll­macht die Ausübung des Gesellschafter­stimm­rechts. Die Stel­lvertre­tung in der Geschäfts­führung kann durch Bes­tim­mung eines stel­lvertre­tenden Geschäfts­führers erre­icht wer­den. Dies muss aber eben­falls mit dem Anwalt geprüft werden.

Kon­troll­be­treu­ung: In der Vor­sorgevoll­macht kann auch jemand als Kon­troll­be­treuer vorgeschla­gen wer­den, falls es sich um schwierige Geschäfte han­delt. Dies sollte gut mit dem Anwalt besprochen wer­den, weil es dann wiederum Entschei­dun­gen verzögern könnten.

Wichtige Dokumente gesammelt zur Verfügung stellen

Die Vor­sorgevoll­macht ist das Herzstück der Pla­nung für den Krisen­fall. Sie ent­fal­tet ihre Wirkung aber nur dann, wenn sie bekan­nt ist und falls die Bevollmächti­gen über die Instru­mente ver­fü­gen, um das Lebenswerk des Unternehmers in sein­er Vertre­tung fortzuset­zen. Am besten ist es, die notariell beglaubigte Vor­sorgevoll­macht beim Anwalt zu hin­ter­legen und darüber den Bevollmächti­gen zu informieren. Außer­dem sollte im Zen­tralen Vor­sorg­ereg­is­ter die Infor­ma­tion hin­ter­legt wer­den, dass die Vor­sorgevoll­macht existiert. Um tätig wer­den zu kön­nen, braucht der Bevollmächtigte dann die Orig­i­nalurkunde. Zusät­zlich muss ein Not­fal­lkof­fer vor­bere­it­et wer­den, in dem der Bevollmächtige alle für seine Auf­gaben notwendi­gen Infor­ma­tio­nen find­et. Er sollte eben­falls beim Anwalt oder Steuer­ber­ater ver­wahrt und der Inhalt regelmäßig aktu­al­isiert werden.

In den Not­fal­lkof­fer gehören:

• die aktuellen Gesellschaftsverträge
• die Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
• die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Gesellschafter, Vorstands‑, Beirats- oder Aufsichtsratsmitglieder 
• die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern der Prokuristen
• die Geschäfts­führerverträge und Anweisun­gen an Geschäftsführer
• die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Berater des Unternehmens
• eine Auf­stel­lung aller Bevollmächtigten und Vollmachten
• alle Ver­sicherungs- und Versorgungsverträge
• alle Miet- und Leasingverträge
• eine Auf­stel­lung über das Betriebsvermögen
• die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern wichtiger Mitar­beit­er wie Chef­sekretärin oder Betriebsleiter
• Jahresab­schlüsse

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürnberg