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Betriebsprüfung – eine Checkliste bringt Sicherheit und vermeidet Fehler

Betriebsprüfungen machen Unternehmer und Mitarbeiter meistens nervös. Daher sollten für den Fall der Fälle vorher Verhaltensregeln mit dem Steuerberater besprochen werden, damit alles glattgeht.

Text: Midia Nuri


Prüfungsangst ist nicht irra­tional. Zumin­d­est nicht, wenn es um Betrieb­sprü­fun­gen geht, davon kon­nten Sie ja hier schon mehrfach lesen. Jahr für Jahr steigt die Zahl der Betrieb­sprü­fun­gen sowie die Summe der damit erziel­ten Ein­nah­men. Allerd­ings kön­nen Unternehmer bee­in­flussen, ob sie ins Visi­er der Betrieb­sprüfer ger­at­en. Unauf­fäl­ligkeit ist im Umgang mit dem Finan­zamt Trumpf. Den Fak­tor „Fehler in der Steuer­erk­lärung“ min­imieren Unternehmer schon mal, wenn die Erk­lärung vom Steuer­ber­ater gemacht wird. Er reduziert auch das Risiko im Kon­takt mit einem Sach­bear­beit­er. Wer selb­st mit dem Amt kom­mu­niziert, sollte natür­lich fre­undlich und geduldig sein sowie Anfra­gen rasch, kor­rekt und voll­ständig beant­worten. Wer hier patzt, steigt im inter­nen Betrieb­sprü­fungsrank­ing des Finan­zamts auf – ein Risiko.

Rechtzeitig Kontakt zum Finanzamt suchen

Grund­sät­zlich ist es kein Prob­lem, mal einen Ter­min nach hin­ten zu schieben. Der Unternehmer sollte das nur frühzeit­ig anmelden, falls nicht sein Steuer­ber­ater eh alles Wichtige regelt. Auch wer eine andere Recht­sauf­fas­sung gel­tend macht, fällt nicht per se auf, genau hier­für ste­ht ja das Rechts­be­helfs- und Klagev­er­fahren zur Ver­fü­gung. Hier gilt eben­falls: Mögliche Fehler ver­mei­det die Rück­sprache mit dem Steuer­ber­ater. Rechtliche Schritte sind kein Fak­tor für eine Betrieb­sprü­fung – glaubt man den Experten, ist sog­ar das Gegen­teil der Fall: Schließt sich die Rechts­be­helf­sstelle oder das Finanzgericht der Auf­fas­sung des Steuerzahlers an, soll das Risiko ein­er Prü­fung etwas sinken.

Erläuterun­gen helfen und senken das Risiko

Im Ver­gle­ich zu Großun­ternehmen sind kleinere Betriebe nicht regelmäßig im Visi­er des Fiskus. Grund­sät­zlich erfol­gt die Auswahl der Prü­fungskan­di­dat­en zufalls­ges­teuert, aber bes­timmte Fak­toren steigern das Risiko – vor allem Auf­fäl­ligkeit­en bei der Ver­an­la­gung, also etwa Abwe­ichung von inter­nen Richtwerten, Unglaub­würdigkeit von Bilanzw­erten, ständi­ge Ver­luste oder Umstruk­turierun­gen. Wer sich also unauf­fäl­lig ver­hält und keine wichti­gen Fra­gen offen­lässt, reduziert das Risiko. Sollte die Bilanz etwa stark von den Vor­jahren abwe­ichen, kann mit dem Steuer­ber­ater über­legt wer­den, ob es empfehlenswert wäre, dem Finan­zamt gle­ich eine Erläuterung anzu­bi­eten – dass beispiel­sweise eine Baustelle vor dem Geschäft den Kun­den vorüberge­hend den Zugang erschw­erte und dadurch der Umsatz zurück­ging. Das kommt ja lei­der vor. Enthält eine Bilanz oder Steuer­erk­lärung diese Erläuterung, ist die Frage nach den gerin­geren Ein­nah­men gek­lärt. Unternehmer soll­ten den Steuer­ber­ater auch fra­gen, ob ein Kon­tennach­weis für das Finan­zamt sin­nvoll ist. Der erspart Nach­fra­gen und ermöglicht Jahresver­gle­iche – ohne dass der Fiskus dafür gle­ich den Betrieb­sprüfer loss­chick­en müsste. Das will ja kein­er.

Konkretes Anze­ichen für eine mögliche Betrieb­sprü­fung ist der Hin­weis im Steuerbescheid „Nach § 164 AO vor­läu­fig“. Aber grund­sät­zlich sollte jed­er Fir­menchef heutzu­tage stets auf eine Prü­fung gefasst sein. Buch­führung und Kasse müssen deshalb immer top und zur Prü­fung bere­it sein. Sin­nvoll ist auch, mit Blick auf angekündigte und vor allem auf nicht angekündigte Betrieb­sprü­fun­gen mit aus­gewählten Mitar­beit­ern das richtige Ver­hal­ten durchzuge­hen. Vere­in­facht: vor­sichtig sein, zuvork­om­mend bleiben, gewün­schte Infor­ma­tio­nen rasch liefern – und den Prüfer nicht allein lassen. Die „Deutsche Handw­erk­szeitung“ betont zu Recht, es sei nicht zielführend, den Prüfer mit Fra­gen unnötig zu reizen. Ziel muss sein, die Prü­fung ohne größere Kom­p­lika­tio­nen zu über­ste­hen.

Checkliste Betriebsprüfung

Das soll­ten Unternehmer vor der Prü­fung klären

Auf welcher Basis erfolgt die Betriebsprüfung?
  • Welch­er Zeitraum wird geprüft?
  • Was ist das erste Prü­fungs­jahr?
Welche Formalien sind zu beachten?
  • Liegt die Betrieb­sprü­fungsanord­nung mit Ter­min, prüfen­d­em Finan­zamt, Name und Tele­fon­num­mer des Prüfers vor?
  • Ist sie inhaltlich fehler­frei, also rechtzeit­ig ergan­gen und das zu prüfende Unternehmen zweifels­frei erkennbar?
  • Gibt es Gründe, den Prüfer wegen Befan­gen­heit abzulehnen?
  • Sollte der ange­set­zte Ter­min ver­schoben wer­den, etwa wegen Krankheit oder aus betrieblichen Grün­den wie etwa Messen?
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
  • Im Finan­zamt oder beim Steuer­ber­ater? Dann müssen die Unter­la­gen dort zur Ver­fü­gung ste­hen.
  • Im Unternehmen? Dann müssen dem Prüfer ein Raum und die übliche Büroausstat­tung gestellt wer­den.
  • Wur­den frühere Jahre bere­its geprüft? Dann müssen Berichte in Kopie aus dem Archiv bere­itliegen.
Ist der elektronische Datenzugriff im Betrieb angeordnet?
  • Daten­träger anfordern beziehungsweise erstellen.
  • Abwe­ichen­des Pass­wort vergeben, um Prüfer den Zugriff zu ermöglichen.
  • Bei unmit­tel­barem Daten­zu­griff einen Raum mit PC bere­it­stellen und sich­er­stellen, dass Dat­en nur gele­sen und nicht verän­dert wer­den kön­nen.
  • Bei mit­tel­barem Daten­zu­griff einen Mitar­beit­er in der Pro­grammbe­di­enung unter­weisen und Dat­en nach Vor­gaben des Prüfers fil­tern und sortieren.

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de
Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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