Das Auto auf Firmenkosten wird leicht zum Streitobjekt, sei es zwischen Unternehmen und Fiskus oder zwischen dem Chef und seinem Mitarbeiter. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von Experten zu möglichen Risiken beraten.

Text: Eva Müller-Tauber

Nachhaltigkeit ist für die Byo­do Naturkost GmbH in Mühldorf am Inn wichtig – auch beim Fir­men­wa­gen. Genutzt wer­den nur Mit­telk­lasse­mod­elle mit möglichst geringem Kraft­stof­fver­brauch und Schad­stof­fausstoß. „Die Autos müssen zur Fir­men­philoso­phie, zum Unternehmen passen“, sagt Fir­men­grün­der Michael Moßbach­er. Er will auf Elek­troau­tos umstellen, sobald sie Streck­en von 400 Kilo­me­tern am Stück bewälti­gen kön­nen. Die E‑Tankstelle auf dem Betrieb­s­gelände existiert bereits.

Ein-Prozent-Regelung nutzen

Kon­se­quent sind bei Byo­do auch die Vor­gaben zum Ein­satz der Fir­men­wa­gen. Zwei Pool-Fahrzeuge ste­hen allen Beschäftigten für Geschäfts­fahrten zur Ver­fü­gung. Zehn sind jew­eils einem Mitar­beit­er zuge­ord­net und dür­fen pri­vat genutzt wer­den: Zwei Geschäfts­führer, zwei Prokuris­ten sowie sechs Ver­trieb­smi­tar­beit­er erhal­ten auf diesem Weg eine Zusatzvergü­tung und zahlen Lohn­s­teuer sowie Sozialver­sicherungsab­gaben für den geld­w­erten Vorteil. Die Höhe der Abzüge ließe sich via Fahrten­buch ermit­teln. „Damit haben wir allerd­ings keine gute Erfahrung gemacht“, so Josef Stell­ner, kaufmän­nis­ch­er Leit­er und Prokurist bei Byo­do. Immer wieder mussten Kilo­me­ter nachge­tra­gen und dem Finan­zamt Belege nachgere­icht wer­den. „Weil uns der Ver­wal­tungsaufwand zu groß war, wen­den wir nach Rück­sprache mit dem Steuer­ber­ater seit rund drei Jahren alter­na­tiv die Ein-Prozent-Regelung an“, erk­lärt Stell­ner. Er set­zt den geld­w­erten Vorteil pauschal mit einem Prozent des Brut­to-Lis­ten­preis­es plus 0,03 Prozent pro gefahre­nen Kilo­me­ter zwis­chen Wohnort und Betrieb an. „Das ist nach allen Seit­en hin trans­par­ent und gerecht“, unter­stre­icht Stell­ner, der sein eigenes Fahrzeug auch zu diesen Kon­di­tio­nen erhal­ten hat.

Angemessene Modelle wählen

Wer sich weniger inten­siv mit dem The­ma Dienst­wa­gen beschäftigt als Byo­do, riskiert wegen der Kom­plex­ität der Materie schnell Auseinan­der­set­zun­gen mit dem Fiskus. „Damit die Ein-Prozent-Regelung über­haupt ange­wandt wer­den kann, muss glaub­haft gemacht wer­den, dass das Fahrzeug über 50 Prozent geschäftlich genutzt wird“, so Hart­mut Schwab, Präsi­dent der Steuer­ber­aterkam­mer München. Bei mehreren Geschäftswa­gen hat jedes Auto dieses Kri­teri­um zu erfüllen. „Und auch wenn der Fiskus mit­tler­weile sog­ar Autos der Oberk­lasse als Dienst­wa­gen akzep­tiert, soll­ten sie zum jew­eili­gen Berufs­bild passen.“

Ein auf Nach­haltigkeit bedacht­es Unternehmen wie Byo­do hat also gute Chan­cen, auch teure Elek­troau­tos als Dienst­wa­gen anerkan­nt zu bekom­men. Eng kann es dage­gen für Fir­menchefs wer­den, die sich ein Luxu­sauto leis­ten, ohne den rechtlichen Rah­men mit ihrem Steuer­ber­ater gek­lärt zu haben. Kür­zlich musste der Bun­des­fi­nanzhof (BFH VIII R 20/12) entschei­den, ob für einen Fer­rari über drei Jahre Kosten von rund 100.000 Euro steuer­lich gel­tend gemacht wer­den dür­fen. Die Fahrleis­tung lag zwis­chen 500 und 4.000 Kilo­me­tern im Jahr, meist zu Fort­bil­dungsver­anstal­tun­gen. Die Richter ord­neten den Sport­wa­gen dem Betrieb­sver­mö­gen zu, da er generell die Voraus­set­zun­gen eines Fir­men­wa­gens erfüllte. Man müsse aber von ein­er pri­vat ver­an­lassten Anschaf­fung aus­ge­hen, wenn jemand eine Luxu­skarosse erwirbt, bei der die jährlichen Kosten in keinem aus­ge­wo­ge­nen Ver­hält­nis zum Umfang der betrieblichen Nutzung ste­hen. Sie ließen als Betrieb­saus­gaben nur die Kosten betrieblich ver­an­lasster Fahrten zu – und nur in angemessen­er Höhe, hier zwei Euro pro gefahre­nen Kilo­me­ter. Entschei­dend sei, so der BFH, ob angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten ein ordentlich­er und gewis­senhafter Unternehmer die Aufwen­dun­gen eben­falls auf sich genom­men hätte.

Akribisch Fahrtenbuch führen

Stre­it ent­facht oft die Verknüp­fung pri­vater und betrieblich­er Fahrten, etwa wenn dem Kongress in Ham­burg sieben Urlaub­stage an der Ost­see fol­gen. „Dann lassen die Kosten sich nur anteilig gel­tend machen“, sagt Schwab. Prob­lema­tisch bleibe zudem das Fahrten­buch. „Hier­für gel­ten strenge for­male Anforderun­gen.“ Es ist lück­en­los und zeit­nah zu doku­men­tieren, wer wann von wo nach wo gefahren ist. Die Strecke muss nachvol­lziehbar genan­nt sein. Viele Fir­menchefs, so Schwab, bevorzugten deshalb die Ein-Prozent-Regelung: „Auch wenn sie so steuer­lich schlechter fahren, weil bei älteren Fahrzeu­gen die Kosten mitunter überkom­pen­siert werden.“

Abhil­fe ver­sprechen elek­tro­n­is­che Fahrten­büch­er. „Die müssen aber nach­weis­lich manip­u­la­tion­ssich­er sein“, warnt Pro­fes­sor Ste­fan Nägele, Sprech­er der Kom­mis­sion Recht beim Bun­desver­band mit­tel­ständis­che Wirtschaft (BVMW). Möglich sei etwa, dass sich die Mitar­beit­er in einen Serv­er beim Arbeit­ge­ber ein­loggen. „So kann ein Betrieb­sprüfer anhand der Back-up-His­to­rie nachvol­lziehen, ob alles seine Ord­nung hat.“ Der Experte emp­fiehlt, sich zu einem Dienst­wa­gen immer steuer­lich wie arbeit­srechtlich berat­en zu lassen – ger­ade beim Arbeit­srecht lauern ungeah­nte Fall­stricke. So gibt es oft Stre­it zwis­chen Arbeit­ge­ber und ‑nehmer, wenn nicht klar ist, was bei Son­der­fällen mit dem Fir­men­fahrzeug geschieht. Bei Byo­do hat die Geschäft­sleitung das im Blick. „Jed­er, der einen Fir­men­wa­gen erhält, unter­schreibt ein Fahrzeugüber­las­sung­spro­tokoll, das regelt, was passiert, wenn er etwa in Elternzeit geht, unbezahlten Urlaub nimmt oder den Betrieb ver­lässt“, erk­lärt Prokurist Stellner.

Bedingungen im Vertrag regeln

Natür­lich lässt sich nicht jede Even­tu­al­ität pla­nen, weiß Nägele. „Aber oft fehlt eine grobe Strate­gie, die zeigt, warum ein Unternehmer jeman­dem einen Dienst­wa­gen über­lassen will.“ Möchte er ihn an den Betrieb binden? Ist es Bequem­lichkeit, weil sich Hol- und Bring­di­en­ste so leicht über­tra­gen lassen? Braucht der Mitar­beit­er ein Auto, um den Job schneller zu erledi­gen? Daraus fol­gt die Antwort auf die Frage, ob der Fir­men­wa­gen pri­vat genutzt wer­den darf. „Ist die Über­las­sung des Fahrzeugs im Arbeitsver­trag fix­iert, kann ein Unternehmen sie nicht ein­fach ein­seit­ig wider­rufen“, warnt der Experte. „Auch nicht als erzieherische Maß­nahme, falls der Mitar­beit­er die Leis­tung nicht mehr wie erhofft erbringt.“ Nur wer vor Ver­trag­sun­ter­schrift seine Inten­tion sowie die Details mit Anwalt und Steuer­ber­ater bespricht, kann fundierte Entschei­dun­gen fällen.

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2017