Die steuerrechtliche Reisekostenreform ist zum Jahresbeginn in Kraft getreten. Bereits vor genau einem Jahr haben wir die wesentlichen Züge an dieser Stelle vorgestellt. Wegen der hohen Praxisrelevanz werden die Änderungen hier detailliert unter Berücksichtigung des Anwendungsschreibens des Bundesfinanzministeriums vom 30. September 2013 dargestellt.

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Erste Tätigkeitsstätte statt regelmäßiger Arbeitsstätte Zen­traler Punkt der Reisekosten­re­form ist die Def­i­n­i­tion der ersten Tätigkeitsstätte, die kün­ftig an die Stelle der regelmäßi­gen Arbeitsstätte tritt. Der Arbeit­nehmer kann je Dien­stver­hält­nis höch­stens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, son­dern nur auswär­tige Tätigkeitsstät­ten haben.

Die Bes­tim­mung der ersten Tätigkeitsstätte erfol­gt vor­rangig anhand der dienst- oder arbeit­srechtlichen Fes­tle­gun­gen durch den Arbeit­ge­ber. Voraus­set­zung ist zudem, dass der Arbeit­nehmer in ein­er orts­festen Ein­rich­tung dauer­haft tätig wer­den soll.

Def­i­n­i­tion der Tätigkeitsstätte Tätigkeitsstätte ist die orts­feste Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, der der Arbeit­nehmer dauer­haft zuge­ord­net ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeits­ge­bi­ete ohne orts­feste betriebliche Ein­rich­tun­gen sind keine Tätigkeitsstät­ten. Das häus­liche Arbeit­sz­im­mer des Arbeit­nehmers ist keine betriebliche Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers. Damit gilt es auch nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Beispiel: Der Ver­trieb­smi­tar­beit­er V für die Region A soll ein­mal wöchentlich an den Fir­men­sitz nach B fahren, dem er zuge­ord­net ist. Dort soll er die anfal­l­en­den Bürotätigkeit­en erledi­gen und an Dien­st­be­sprechun­gen teil­nehmen. B ist erste Tätigkeitsstätte auf­grund der arbeit­srechtlichen Zuord­nung. Dabei ist uner­he­blich, dass V über­wiegend in der Region A und nicht in B tätig wer­den soll.

Der Anwen­dungs­bere­ich der ersten Tätigkeitsstätte wird weit­er gefasst als der Begriff der regelmäßi­gen Arbeitsstätte. Ins­beson­dere für die Abor­d­nun­gen inner­halb von Konz­er­nen, für die Zeitar­beit­nehmer und für Mitar­beit­er, die dauer­haft bei einem Kun­den einge­set­zt sind, wollte der Geset­zge­ber die steuer­lichen Vorteile von Dien­streisen ausschließen.

Eine erste Tätigkeitsstätte kann daher eine orts­feste Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, die orts­feste Ein­rich­tung eines ver­bun­de­nen Unternehmens nach § 15 AktG oder die orts­feste Ein­rich­tung eines Drit­ten, z. B. eines Kun­den, Man­dan­ten, ein­er Entlei­h­fir­ma, sein.

Keine dauer­hafte Zuord­nung des Arbeit­nehmers zu ein­er betrieblichen Ein­rich­tung Fehlt es an ein­er dauer­haften Zuord­nung des Arbeit­nehmers zu ein­er betrieblichen Ein­rich­tung durch dienst- oder arbeit­srechtliche Fes­tle­gung oder ist die getrof­fene Fes­tle­gung nicht ein­deutig, ist von ein­er ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Ein­rich­tung auszuge­hen, an der der Arbeit­nehmer typ­is­cher­weise arbeit­stäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeit­stage oder min­destens ein Drit­tel sein­er vere­in­barten regelmäßi­gen Arbeit­szeit dauer­haft tätig wer­den soll.

Verpfle­gungsmehraufwen­dun­gen Das bish­erige 3‑stufige Sys­tem der Pausch­be­träge für Verpfle­gungsmehraufwen­dun­gen wird aufgegeben zugun­sten eines 2‑stufigen Sys­tems. Der bish­erige niedrig­ste Pausch­be­trag in Höhe von 6 Euro für Abwe­sen­heit­szeit­en von min­destens 8 Stun­den bis max­i­mal 14 Stun­den ent­fällt vollständig.

Für ein­tägige auswär­tige Tätigkeit­en ohne Über­nach­tung kann ab ein­er Abwe­sen­heit von mehr als acht Stun­den von der Woh­nung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berück­sichtigt werden.

Dies gilt auch, wenn der Arbeit­nehmer seine auswär­tige beru­fliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalen­derta­gen) ausübt – somit nicht über­nachtet – und dadurch eben­falls ins­ge­samt mehr als acht Stun­den von der Woh­nung und der ersten Tätigkeitsstätte abwe­send ist. Ist der Arbeit­nehmer an einem Kalen­dertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalen­derta­gen ohne Über­nach­tung) auswärts tätig, sind die Abwe­sen­heit­szeit­en dieser Tätigkeit­en zusammenzurechnen.

Für die Kalen­dertage, an denen der Arbeit­nehmer außer­halb sein­er Woh­nung und ersten Tätigkeitsstätte beru­flich tätig ist (auswär­tige beru­fliche Tätigkeit) und aus diesem Grund 24 Stun­den von sein­er Woh­nung abwe­send ist, kann weit­er­hin eine Pauschale von 24 Euro als Wer­bungskosten gel­tend gemacht bzw. vom Arbeit­ge­ber steuer­frei erset­zt werden.

Für den An- und Abreise­tag ein­er mehrtägi­gen auswär­ti­gen Tätigkeit mit Über­nach­tung außer­halb der Woh­nung kann ohne Prü­fung ein­er Min­destab­we­sen­heit­szeit eine Pauschale von jew­eils 12 Euro als Wer­bungskosten berück­sichtigt bzw. vom Arbeit­ge­ber steuer­frei erset­zt wer­den. Insoweit ist es uner­he­blich, ob der Arbeit­nehmer die Reise von der Woh­nung, der ersten oder ein­er anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Für Tätigkeit­en im Aus­land gibt es nur noch zwei Pauschalen in Höhe von 120 Prozent und 80 Prozent der Aus­land­stagegelder nach dem Bun­desreisekostenge­setz unter den gle­ichen Voraus­set­zun­gen wie bei den inländis­chen Pauschalen. Die entsprechen­den Beträge wer­den durch BMF-Schreiben bekan­nt gemacht. Im Hin­blick auf die bei auswär­ti­gen beru­flichen Tätigkeit­en im Aus­land oft­mals über Nacht oder mehrere Tage andauern­den An- und Abreisen genügt es für die Qual­i­fizierung als An- und Abreise­tag, wenn der Arbeit­nehmer unmit­tel­bar nach der Anreise oder vor der Abreise auswär­tig übernachtet.

Kürzung der Verpfle­gungsmehraufwen­dun­gen um gewährte Verpfle­gung Wer­den Arbeit­nehmer anlässlich oder während ein­er Dien­streise vom Arbeit­ge­ber oder auf dessen Ver­an­las­sung von einem Drit­ten verpflegt, müssen die steuer­freien Verpfle­gungsmehraufwen­dun­gen gekürzt werden.

Die vom Arbeit­ge­ber während ein­er auswär­ti­gen Tätigkeit im Inland gestell­ten Mahlzeit­en wer­den wie bish­er mit dem amtlichen Sach­bezugswert ange­set­zt, wenn der Wert jed­er gestell­ten Mahlzeit 60 Euro nicht über­steigt. Eine wichtige Neuerung ist, dass wenn der Arbeit­nehmer zusät­zlich zur Mahlzeit­engestel­lung eine Verpfle­gungspauschale erhält, nicht mehr der Sach­bezugswert ange­set­zt wird. Stattdessen wird die Verpfle­gungspauschale typ­isierend um einen auf die Verpfle­gungspauschale für eine 24-stündi­ge Abwe­sen­heit bezo­ge­nen Pauschal­satz gekürzt:

Für ein Früh­stück wer­den 20 Prozent des max­i­malen Tages­satzes für eine 24-stündi­ge Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angerech­net. Für ein Mit­tag- oder Aben­dessen wer­den jew­eils 40 Prozent des max­i­malen Tages­satzes für eine 24-stündi­ge Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 40 Prozent von 24 Euro = 9,60 Euro) angerechnet.

Unterkun­ft­skosten im Rah­men der dop­pel­ten Haushalts­führung Eine dop­pelte Haushalts­führung liegt vor, wenn der Arbeit­nehmer außer­halb des Ortes sein­er ersten Tätigkeitsstätte einen eige­nen Haushalt unter­hält und auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Die Anzahl der Über­nach­tun­gen ist dabei weit­er­hin unerheblich.

Als Unterkun­ft­skosten für eine dop­pelte Haushalts­führung im Inland wer­den zukün­ftig die dem Arbeit­nehmer tat­säch­lich ent­stande­nen Aufwen­dun­gen für die Nutzung der Woh­nung oder Unterkun­ft höch­stens bis zu einem nachgewiese­nen Betrag von 1.000 Euro im Monat anerkannt.

Die bish­erige Prü­fung der Notwendigkeit und Angemessen­heit ent­fällt; auch auf die Zahl der Woh­nungs­be­nutzer (Ange­hörige) kommt es nicht mehr an.

Unterkun­ft­skosten im Rah­men ein­er Auswärt­stätigkeit Als Wer­bungskosten abzugs­fähig sind Unterkun­ft­skosten bei ein­er Auswärt­stätigkeit. Hier­bei muss es sich um notwendi­ge Mehraufwen­dun­gen eines Arbeit­nehmers für beru­flich ver­an­lasste Über­nach­tun­gen an ein­er Tätigkeitsstätte han­deln, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist.

Bei länger­fristiger Auswärt­stätigkeit wird eine neue Zeit­be­gren­zung einge­führt: Arbeit­ge­ber kön­nen beru­flich ver­an­lasste Über­nach­tungs- bzw. Unterkun­ft­skosten kün­ftig nur noch im Zeitraum von 48 Monat­en unbeschränkt erstat­ten. Danach sind monatlich nur noch bis max­i­mal 1.000 Euro pro Monat steuer­frei möglich.