Kontrollmitteilung, hoher Vorsteuerabzug, ungenaue Voranmeldung – und schon steht ein Umsatzsteuerprüfer vor der Tür. Am besten hält diesen Stress mit dem Finanzamt aus, wer sich bereits im Vorfeld auf eine solche Situation vorbereitet.

Autor: Eva-Maria Neuthinger

Suche nach Ungereimtheit­en So etwas ist kein Einzelfall und für jeden Fir­menchef eine Schreck­ensvi­sion: Kon­trolleure des Finan­zamts ste­hen plöt­zlich im Büro, durch­stöbern alle für die Umsatzs­teuer rel­e­van­ten Dateien, Unter­lagen und Geschäftspa­piere. Sie wollen klären, ob die Angaben in der Voran­mel­dung kor­rekt sind. Bei Ungereimtheit­en dro­hen deut­liche Umsatzs­teuer­nachzahlun­gen. Schlimm­sten­falls schließt sich naht­los ein Steuer­strafver­fahren an. Angesichts dieses Risikos sollte jed­er Unternehmer sich frühzeit­ig mit den Details der Nach­schau befassen und auf den Fall ein­er Kon­trolle vor­bere­it­en, indem er mit seinem Steuer­ber­ater die Rechte und Pflicht­en sowie die kor­rek­te Verhaltens­weise bespricht.

„Die Finanzbeamten nehmen beson­ders oft Fir­men­grün­der ins Visi­er, die in der Start­phase teure Anschaf­fun­gen ausweisen“, erk­lärt Patrick Spohn, Pro­fes­sor für nationales und inter­na­tionales Steuer­recht an der Hochschule Pforzheim. Weil ihren hohen Aufwen­dun­gen in der Regel nur ver­gle­ich­sweise geringe Ein­nah­men gegenüber­ste­hen, erhal­ten Jun­gun­ternehmer automa­tisch große Erstat­tun­gen. „In diesen Fällen gilt es zu ermit­teln, ob der Vors­teuer­abzug berechtigt ist“, betont Bern­hard Brehm, Pro­fes­sor für Umsatzs­teuer und Ver­fahren­srecht an der Hochschule für öffentliche Ver­wal­tung und Finanzen Lud­wigs­burg. Das bedeutet: Die Kon­trolleure wollen her­aus­find­en, ob die Fir­ma tat­säch­lich existiert und die Wirtschafts­güter betrieblich genutzt wer­den. Um Zweifel auszuschließen, soll­ten Exis­ten­z­grün­der deshalb bere­its präven­tiv im Vor­feld erläutern, wofür die Wirtschafts­güter gebraucht werden.

Zutritt kaum zu ver­weigern Oft gibt es eine Nach­schau, weil der Leis­tungsempfänger nach Para­graf 13b Umsatzs­teuerge­setz die Umsatzs­teuer schuldet. Nach dieser Regelung wird der Empfänger ein­er Bauleis­tung zum Umsatzs­teuer­schuld­ner, soweit er selb­st gewerblich in der Branche tätig ist. Passieren – wie bei Solemio – Fehler auf der Gegen­seite, besuchen die Finanzbeamten bei­de Parteien. „Auch Kon­trollmit­teilun­gen ander­er Finanzämter lösen oft eine Nach­schau aus“, weiß Brehm. Sie wer­den etwa ver­schickt, falls die reg­uläre Außen­prü­fung bei einem Geschäftspart­ner falsche Angaben offen­bart. Außer­dem wer­den die Kon­trolleure auf­grund von Auskun­ft­ser­suchen ander­er Finanzämter oder bei Amt­shil­fe ander­er EU-Mit­glied­staat­en losgeschickt.

Zu den üblichen Geschäft­szeit­en kön­nen Prüfer jed­erzeit vor der Tür ste­hen. „Der Unternehmer darf ihnen rein rechtlich zwar zunächst den Zugang ver­weigern. Prak­tisch bleibt ihm aber nichts anderes übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unter­stützen“, sagt Spohn. Son­st set­zt er sich dem Ver­dacht der Steuer­hin­terziehung aus. Vorzule­gen sind alle umsatzs­teuer­rel­e­van­ten Aufze­ich­nun­gen, Büch­er, Geschäftspa­piere, E‑Rechnungen und Dateien des laufend­en Jahres. Mit­nehmen dür­fen die Beamten ohne Ein­willi­gung des Fir­menchefs aber nichts. Auch die Pri­vat­sphäre bleibt gewahrt – Zutritt zur Woh­nung haben sie nur im Aus­nah­me­fall. Mitar­beit­er dür­fen sie nur mit Zus­tim­mung des Unternehmers befra­gen. Er hat das Recht, einen Recht­san­walt oder Steuer­ber­ater hinzuzuziehen. Bere­its vor dessen Ein­tr­e­f­fen dür­fen die Finanzbeamten aber mit der Umsatzs­teuer­nach­schau beginnen.

Anlass für Son­der­prü­fung Sobald der Prüfer in den Unter­la­gen einen Fehler ent­deckt, fol­gt in den meis­ten Fällen sofort eine Umsatzs­teuer­son­der­prü­fung. „Zwar müssen die Beamten darauf schriftlich hin­weisen, sie kön­nen aber naht­los damit starten“, erk­lärt Pro­fes­sor Brehm. Während Außen­prü­fun­gen bis zu vier Wochen vorher angekündigt wer­den, hat der Fir­menchef bei dieser Umsatzs­teuer­son­der­prü­fung also keine Chance, sich vorzu­bere­it­en. Das ist das Ziel: Er soll keine Unter­la­gen ver­nicht­en kön­nen. Das Ver­fahren selb­st hat es in sich: Die Kon­trolleure nehmen die ganze Buch­führung der ver­gan­genen Jahre und alle Rech­nun­gen inklu­sive der jew­eili­gen Beträge bis zur Nutzung einzel­ner Betrieb­smit­tel unter die Lupe. Wenn daraus hohe Nachzahlun­gen resul­tieren, unter­stellt das Finan­zamt schlimm­sten­falls Steuerhinterziehung.

Auch bei Wern­er Huber fol­gte auf die Nach­schau eine Außen­prü­fung. Sie blieb für ihn als kor­rek­ten Unternehmer aber weit­ge­hend fol­gen­los: „Trotz der Akri­bie der Finanzbeamten hat­ten wir keine hohen Nachzahlungen.“