Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte wird die bisherige Lohnsteuerkarte ab dem Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. 

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Die Angaben auf der bish­eri­gen Vorder­seite der Lohn­s­teuerkarte (Steuerk­lasse, Kinder, Frei­be­träge und Reli­gion­szuge­hörigkeit) wer­den in ein­er Daten­bank der Finanzver­wal­tung zum elek­tro­n­is­chen Abruf für die Arbeit­ge­ber bere­it­gestellt und kün­ftig als Elek­tro­n­is­che Lohn­S­teuer­AbzugsMerk­male (ELStAM) beze­ich­net. Arbeit­ge­ber rufen die ELStAM elek­tro­n­isch ab, um den zutr­e­f­fend­en Lohn­s­teuer­abzug durchzuführen. Die Ein­führung des Ver­fahrens erfol­gte stufen­weise bere­its seit 2011, damit das elek­tro­n­is­che Ver­fahren ab 2013 starten kann.

Die Papier­lohn­s­teuerkarte gilt länger. Die Ein­tra­gun­gen auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der vom Finan­zamt aus­gestell­ten Ersatzbescheini­gung 2011 (Steuerk­lasse, Kinder­frei­be­träge, Kirchen­s­teuer­merk­mal und Frei­be­träge) gel­ten bis zum Start des Ver­fahrens, also auch für das Jahr 2012, weit­er. Der Arbeit­ge­ber darf die Lohn­s­teuerkarte des Jahres 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 nicht wie bish­er am Jahre­sende ver­nicht­en, son­dern muss sie bis zum Ende des Jahres 2014 auf­be­wahren. Bei einem Arbeit­ge­ber­wech­sel muss der Arbeit­nehmer – wie bish­er auch – dem neuen Arbeit­ge­ber die Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheini­gung 2011 aushändi­gen. Haben sich gegenüber den Ein­tra­gun­gen auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 keine Änderun­gen ergeben, muss nichts weit­er ver­an­lasst wer­den. Der Arbeit­ge­ber wird dann weit­er­hin auf Basis dieser Ver­hält­nisse den Lohn­s­teuer­abzug vornehmen.

Änderung der Ein­tra­gun­gen auf der Lohn­s­teuerkarte oder der Ersatzbescheini­gung. Stim­men die auf der Lohn­s­teuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheini­gung 2011 einge­tra­ge­nen Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male nicht mehr (z. B. zu gün­stige Steuerk­lasse oder zu hohe Zahl der Kinder­frei­be­träge), muss der Arbeit­nehmer diese beim Finan­zamt ändern lassen. Er erhält dort auf Antrag einen Aus­druck der geän­derten Lohn­s­teuer­abzugsmerk­male oder eine neue Ersatzbescheini­gung und legt diese seinem Arbeit­ge­ber als Grund­lage für den Lohn­s­teuer­abzug vor. Nur wenn dem Arbeit­ge­ber die aktuellen Infor­ma­tio­nen vor­liegen, kann er die Lohn­s­teuer richtig berech­nen. Es gibt ver­schiedene Möglichkeit­en, den Arbeit­ge­ber zu informieren. Die Finanzämter empfehlen hierzu: Grund­sät­zlich kann das im Herb­st 2011 ver­sandte Infor­ma­tion­ss­chreiben des Finan­zamts über die erst­mals elek­tro­n­isch gespe­icherten Dat­en für den Lohn­s­teuer­abzug (ELStAM) ab 01.01.2012 dem Arbeit­ge­ber des ersten Dien­stver­hält­niss­es vorgelegt wer­den. Wichtig ist, zuvor zu prüfen, ob die darin enthal­te­nen Angaben richtig sind. Fern­er ist zu beacht­en, dass das Infor­ma­tion­ss­chreiben – mit Aus­nahme des Pausch­be­trages für behin­derte Men­schen und für Hin­terbliebene – keinen Frei­be­trag ausweist.
Stim­men diese Angaben im vor­ge­nan­nten Infor­ma­tion­ss­chreiben nicht oder soll ab 2012 ein neu beantragter Frei­be­trag berück­sichtigt wer­den, sollte dem Arbeit­ge­ber des ersten Dien­stver­hält­niss­es ein Aus­druck der ab 2012 gülti­gen ELStAM vorgelegt wer­den. Sofern dieser nicht vor­liegt, wird er vom zuständi­gen Finan­zamt auf Antrag ausgestellt.

Unzutr­e­f­fend­er Lohn­s­teuer­abzug in 2012. Sofern in 2012 ein unzutr­e­f­fend­er Lohn­s­teuer­abzug vorgenom­men wurde, kann dies im Rah­men der Einkom­men­steuerver­an­la­gung 2012 kor­rigiert wer­den. Wer beispiel­sweise als Beruf­spendler den Aufwand für den Weg zur Arbeit als Frei­be­trag erst­mals ab 2012 beantragt hat, dem Arbeit­ge­ber diese Infor­ma­tion aber nicht mit­teilt, hat zwar zunächst net­to weniger „im Porte­mon­naie“. Mit Abgabe ein­er Steuer­erk­lärung für das Jahr 2012 wird allerd­ings der zutr­e­f­fende Steuer­be­trag berech­net und ggf. zu viel ein­be­hal­tene Lohn­s­teuer erstat­tet. Ist der bis­lang gel­tende Frei­be­trag zu hoch – z. B. wenn im Jahr 2012 Fahrten zwis­chen Woh­nung und regelmäßiger Arbeitsstätte ent­fall­en — kann es im Rah­men der Einkom­men­steuerver­an­la­gung 2012 zu ein­er Nachzahlung kom­men. Um dies zu ver­mei­den, soll­ten Änderun­gen der per­sön­lichen Ver­hält­nisse dem Finan­zamt mit­geteilt und dem Arbeit­ge­ber ein Aus­druck mit den neu gel­tenden Frei­be­trä­gen vorgelegt werden.

Beruf­se­in­steiger. Für alle Beruf­se­in­steiger stellt das Finan­zamt bis zum Start des elek­tro­n­is­chen Ver­fahrens – wie bish­er – auf Antrag eine Ersatzbescheini­gung aus. Diese ist dem Arbeit­ge­ber vorzulegen.

Aus­bil­dungs­be­ginn in 2012. Die Vere­in­fachungsregelung für Auszu­bildende gilt auch im Kalen­der­jahr 2012. Das bedeutet: Ledi­ge Auszu­bildende, die im Kalen­der­jahr 2012 ein Aus­bil­dungsver­hält­nis als erstes Dien­stver­hält­nis begin­nen, benöti­gen keine Ersatzbescheini­gung. Der Aus­bil­dungs­be­trieb kann die Lohn­s­teuer nach der Steuerk­lasse I berech­nen, wenn der Auszu­bildende seine Iden­ti­fika­tion­snum­mer, sein Geburts­da­tum sowie die Reli­gion­szuge­hörigkeit mit­teilt und gle­ichzeit­ig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dien­stver­hält­nis han­delt. Für Auszu­bildende, für die im Jahr 2011 die Vere­in­fachungsregelung bere­its ange­wandt wurde, gilt diese weiterhin.