Die elektronische Steuerbilanz
Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Bürgernähe: Sowohl die Finanzverwaltung als auch die Träger der Sozialversicherung wollen das Meldewesen moderner und zugleich einfacher machen. Sie setzen dabei auf die elektronische Datenübermittlung und machen diese zur Pflicht.
Bereits seit dem 1. Januar 2005 müssen Unternehmen, die für die Erstellung ihrer Finanzbuchführung Software einsetzen, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen in elektronischer Form bei den Finanzbehörden einreichen. Mit dem Jahressteuergesetz 2007 wurde festgelegt, dass für Meldezeiträume, die nach dem 31.12.2006 enden, die Zusammenfassende Meldung ebenfalls elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln ist.
Folgende Module müssen elektronisch übermittelt werden:
- (Handels-)Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Ergebnisverwendung
- Kapitalkontenentwicklung (bei Personengesellschaften)
- Überleitungsrechnung bzw. Steuerbilanz
Seit dem Anmeldezeitraum 2005 besteht für die Lohnsteuer-Anmeldungen und seit Dezember 2004 erstmals für die Jahres-Lohnsteuerbescheinigung die gesetzliche Verpflichtung der Datenübermittlung an die Finanzbehörden. Im Januar 2006 legte die Sozialversicherung mit der gesetzlichen Datenübermittlungspflicht für DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise nach. Seit 2009 wird das bestehende DEÜV-Verfahren um zusätzliche Meldepflichten erweitert – und zwar nach dem „Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Unfallversicherung (UVMG)“. Hier werden mitarbeiterbezogene Angaben zur Unfallversicherung in der DEÜV-Meldung zur gesetzlichen Pflicht. Ebenfalls neu seit Januar 2009 ist die gesetzliche Pflicht zur Sofortmeldung für neu eingetretene Arbeitnehmer. Diese gilt in insgesamt neun Wirtschaftszweigen. Diese Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre neuen Mitarbeiter vor Beginn der Beschäftigung elektronisch an das Rechenzentrum der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden.
Auch die elektronische Übermittlung von Steuererklärungsdaten macht der Gesetzgeber zunehmend zur Pflicht. Seit 01.01.2009 ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Anmeldung der einbehaltenen Kapitalertragsteuer elektronisch und authentifiziert zu übermitteln.
Bislang stellen Arbeitgeber pro Jahr rund 60 Millionen Bescheinigungen in Papierform aus. Diese Bescheinigungen sind die Grundlage für die Berechnung und Gewährung von Sozialleistungen. Im ELENA-Verfahren sollen nun zunächst die Papierbescheinigungen für Arbeitslosen‑, Eltern- und Wohngeld durch elektronische Bescheinigungen ersetzt werden. Seit 1. Januar 2010 sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Einkommensdaten ihrer Mitarbeiter an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu melden. Sie wird von den deutschen Rentenversicherungsträgern in Würzburg aufgebaut.
Die Angaben enthalten unter anderem Namen, Anschrift und Versicherungsnummer der Arbeitnehmer, dazu sein Einkommen von Beginn bis Ende seiner Tätigkeit.
Bei den Jahressteuererklärungen (Einkommen‑, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung) ist die elektronische Übermittlung zwar noch nicht gesetzlich vorgeschrieben, bietet aber viele Vorteile.
Die elektronische Steuerbilanz wird 2011 zur Pflicht Für alle Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2010 beginnen, müssen bilanzierende Unternehmen ihre Bilanz, ihre Gewinn- und Verlustrechnung und gegebenenfalls eine Überleitungsrechnung elektronisch übermitteln (sog. E‑Bilanz). Die bisher vorgeschriebene Übermittlung in Papierform entfällt. Die sogenannte E‑Bilanz zwingt Unternehmen dazu, erhebliche Anpassungen in ihren Prozessen und ihrer IT vorzunehmen.
Die Neuregelung ist Teil des Steuerbürokratieabbaugesetzes (SteuBAG), das 2008 verabschiedet wurde. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 19. Januar und vom 3. Februar 2010 mitgeteilt, dass für die Übermittlung des Datensatzes der XBRL-Standard zu verwenden ist und die Datensätze der steuerlichen XBRL-Taxonomie entsprechen müssen.
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) ist eine auf XML basierende Sprache, mit der elektronische Dokumente im Bereich der Finanzberichterstattung erstellt werden. Die Daten werden in standardisierter Form aufbereitet und es wird somit eine Nutzung für verschiedene Zwecke, z. B. Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger, zur Information von Geschäftspartnern, Kreditgebern, Aufsichtsbehörden oder Finanzbehörden ermöglicht.
Bei Verletzung der Vorschriften droht den betroffenen Unternehmen die Festsetzung von Zwangsgeldern. Nur in besonderen Härtefällen können Unternehmen von der elektronischen Bilanz ausgenommen sein.
Im Interesse einer engen Zusammenarbeit mit Vertretern der Wirtschaft und der steuerberatenden Berufe werden die fachlichen und technischen Grundlagen für die elektronische Übermittlung aktuell in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe der Verwaltung und des Vereins XBRL Deutschland e.V. erarbeitet. Zu diesem Zweck wurde die Arbeitsgruppe Taxonomie Steuer eingesetzt. Die Arbeitsgruppe hat zwei Unterarbeitsgruppen eingerichtet. Die fachlichen Grundlagen für den zu übermittelnden Datensatz werden von der sog. Fach-AG Taxonomie Steuer erarbeitet, während die technischen Grundlagen die sog. IT-AG Taxonomie Steuer behandelt.
Nach derzeitigem Stand erfordert die E‑Bilanz deutlich detailliertere Informationen als die bisherige Steuererklärung. Welche das genau sind, ist bislang offen. Unternehmen müssen ihre Finanz- und Steuerbuchführung überdenken, gegebenenfalls den Kontenplan erweitern oder die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu Konten neu gestalten. Aber auch in der IT sind Veränderungen notwendig: Unternehmen müssen aus ihrer Buchhaltung Daten im neuen Standard XBRL gewinnen.