GoBS, GoBD, GDPdU: einfach erklärt
Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung innerhalb einer Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Betriebsprüfer haben somit das Recht, gespeicherte Daten einzusehen und die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen. Praktisch erfolgt damit nahezu jede Betriebsprüfung digital.
Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Präzisiert werden die Vorschriften durch Verwaltungsvorschriften, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) erlassen werden. In diesem Zusammenhang tauchen immer wieder die Begriffe GoBS, GoBD und GDPdU auf, die in diesem Artikel verständlich dargestellt werden.
GDPdU
GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Das BMF hat mit der GDPdU in einer Verwaltungsanweisung vom 16. Juli 2001 die Rechtsnormen aus der Abgaben-ordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.
Die GDPdU regelten insbesondere den Umfang und die Art des Zugriffs auf steuerlich relevante digitalisierte Daten, die Mitwirkungspflichten Steuerpflichtiger bei Betriebsprüfungen und die Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen. Nach den GDPdU konnte ein Betriebsprüfer für den Zugriff auf Daten zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über Auswertungen und der Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten wählen. Die GDPdU wurden durch die GoBD zum
1. Januar 2015 abgelöst.
GoBS
Bei den GoBS handelt es sich um „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“. Auch hierbei handelt es sich um eine vom BMF am 7. November 1995 bekannt gegebene Verwaltungsanweisung, welche die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Hinblick auf die DV-Buchführung präzisierte.
Die GoBS stellten eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung im Hinblick auf die ordnungsmäßige Behandlung von elektronischen Dokumenten dar. Sie regelten insbesondere die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungs-systemen sowie in datensicheren Doku-mentenmanagement- und revisionssicheren Archivsystemen. Zudem behandelten sie verschiedene Verfahrenstechniken wie Scannen und Datenübernahme.
Von besonderer Bedeutung war das sogenannte interne Kontrollsystem (IKS). Die GoBS enthielten Vorgaben für die Verfahrensdokumentation, die zum Nachweis des ordnungsmäßigen Betriebs des Systems erforderlich war. Auch die GoBS wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abgelöst.
GoBD
Das BMF hat am 14. November 2014 die GoBD veröffentlicht. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung innerhalb von Außenprüfungen.
Durch die GoBD tritt keine Änderung der materiellen Rechtslage beziehungsweise der Verwaltungsauffassung ein. Lediglich die allgemeinen Anforderungen an die ordnungsmäßige EDV-gestützte Buchführung wurden näher ausgeführt. Zu den Inhalten der GoBD gehören insbesondere
- die Anforderungen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen aufgrund steuerrechtlicher Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten und außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind;
- die Aufbewahrung von steuerlichen und außersteuerlichen Büchern und Aufzeichnungen sowie
- die Aufbewahrung von Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und zu deren Verständnis oder Überprüfung vorgeschriebener Aufzeichnungen.
Des Weiteren enthält das Schreiben erläuternde Ausführungen zur Verantwortlichkeit für die Führung elektronischer Aufzeichnungen und Bücher sowie zu allgemeinen Anforderungen wie
- den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Vollständigkeit, Richtigkeit und dem Belegwesen (Belegfunktion), der Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, dem internen Kontrollsystem (IKS), der Datensicherheit, der elektronischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, dem Datenzugriff und der Verfahrensdokumentation zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie
- Fragen der Zertifizierung und Software-Testate.
Die GoBD sind prozessorientiert aufgebaut und folgen dem Verbuchungsprozess, also dem Ablauf der buchführungspflichtigen Transaktionen im Unternehmen. Zuerst werden die allgemeinen Anforderungen und die gesetzlichen Regelungen dargestellt. Darauf folgen Ausführungen zur korrekten Erfassung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und sachlicher Ordnung, Kontrolle, Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenzugriff.
Die GoBD sind von allen Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Ihre Anwendung beschränkt sich daher nicht nur auf Systeme der doppelten Buchführung. Es sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen. Auch Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen müssen, sind betroffen. Darüber hinaus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung wie z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
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