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Ersetzendes Scannen – ab in die Ablage P

Das Finanzamt billigt elektronisches Archivieren. Unternehmer können Dokumente scannen und das Original entsorgen – wenn sie die Vorgaben des Fiskus beachten.

Text: Eva-Maria Neuthinger


Für Jens Ristedt gehören elektronische Rechnungen zum Tagesgeschäft. „Wir erhalten viele Rechnungen per Mail, die wir separat speichern und archivieren.“ Zu kämpfen hat der Inhaber der Ristedt City Modehaus GmbH in Bremen vor allem damit, dass Dateien an die zentrale Mailadresse gehen: „Das erschwert die Weiterverarbeitung, weil wir intern erst den richtigen Adressaten ermitteln müssen“, klagt Ristedt – diese Suche nimmt bei dem Einzelhändler oft viel Zeit in Anspruch. Aber grundsätzlich ist der Umgang mit digitalen Dokumenten einfach und eingespielt.

Unterlagen einscannen

Eingespielt ist auch der Umgang mit Rechnungen, die auf Papier ankommen – nur ist es hier nicht ganz so einfach. Die Schreiben werden in der Buchhaltung bearbeitet und anschließend abgelegt, wie es seit jeher Usus ist, sagt Ristedt: „Wir archivieren klassisch in Ordnern.“ Mittelfristig aber will er beginnen, Papierbelege zu scannen und den Prozess sauber zu dokumentieren. Dadurch könnte er erreichen, dass nicht nur die Angestellten und der Steuerberater mit digitalen Dokumenten arbeiten, sondern dass zudem statt der aufwendigen Lagerung von Akten die Entsorgung der Originale in der Ablage P möglich ist – in diesem Fall einem Aktenvernichter.

Eröffnet hat sich diese Perspektive, seit die Finanzbehörden das ersetzende Scannen akzeptieren. Es besteht aus zwei Säulen: Beim Scannen eines Dokuments muss exakt sowie lückenlos nachweisbar einem genau vorgegebenen Prozess gefolgt werden. Und dann ist die digitalisierte Version nicht veränderbar und jederzeit abrufbar in einem revisionssicheren Archiv aufzubewahren – die Funktionen bieten bereits heute Programme wie DATEV DMS classic pro oder DATEV Unternehmen online. „Das Finanzamt will jeden Schritt am Dokument nachvollziehen können“, warnt Christian Michel, Experte beim Deutschen Steuerberaterverband in Berlin, jeden Unternehmer vor einem leichtfertigen Umgang mit dem Verfahren. Nur so sei sicherzustellen, dass nichts manipuliert wurde. „Andernfalls dürfen Papierdokumente nicht vernichtet werden“, betont Michel.

Vorgehen dokumentieren

Wer das ersetzende Scannen nutzen will, sollte also mit dem Steuerberater ein wasserdichtes Verfahren entwickeln und jedes Detail klären. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband haben eine Muster-Verfahrensdokumentation erarbeitet. Auf 19 Seiten werden mögliche Schritte beschrieben, von der Belegverarbeitung im Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Das Muster verdeutlicht, was der Firmenchef beim rechtssicheren ersetzenden Scannen alles berücksichtigen muss.

Grundsätzlich dürfen Unternehmer fast alle buchungsrelevanten Belege elektronisch einlesen und danach vernichten, falls das gesamte Scanverfahren detailliert dokumentiert wird. Gescannte Dokumente dürfen nicht mehr verändert werden und der Originalzustand muss zweifelsfrei belegbar sein. „Der Unternehmer ist daher zunächst verpflichtet, eine entsprechende Organisationsanweisung zu erstellen“, erläutert Roland Kleemann, Präsidialmitglied der Bundessteuerberaterkammer. „Sie regelt zum Beispiel, wer in der Firma scannen darf und welche Dokumente elektronisch archiviert werden sollen.“

Wichtig ist, Dateien nicht nur irgendwo auf der Festplatte abzulegen. Sie sollten getrennt in einem revisionssicheren System gespeichert werden. Dort bleiben sie gemäß der Aufbewahrungsfrist zehn Jahre und müssen – selbst falls sich die IT-Umgebung ändert –
jederzeit auszuwerten sein. Was gescannt wurde, darf nicht kopiert werden. Jede Rechnung ist einmal zu archivieren. Wird sie ausgedruckt und durch handschriftliche Anmerkungen ergänzt, etwa wenn der Mitarbeiter eine Rechnung korrigiert, muss sie erneut gescannt werden. Der Prozess sollte nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden. Deshalb sollten Dateien beim ersetzenden Scannen nur elektronisch weiterverarbeitet werden.

Revisionssicher archivieren

Stehen die Prozesse, ist das revisionssichere Archivieren mit DATEV-Lösungen leicht, falls in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater eine geeignete Software wie DMS classic pro oder eine für das Scannen explizit zertifizierte Lösung wie Unternehmen online genutzt wird und das DATEV-Rechenzentrum als Archiv dient. Dann kommen alle Vorteile der Digitalisierung zum Tragen, vor allem die schnelle Suche nach Dokumenten und einfache Erledigung von Zahlungen. Experte Michel ist überzeugt: „Das ersetzende Scannen kommt aufgrund der Vorteile immer öfter zum Einsatz.“

Auch Bernd Annegarn will mittelfristig digital archivieren. Die Annegarn GmbH in Münster ist auf Kälte-, Klima- sowie Getränketechnik spezialisiert und hat vor allem gewerbliche Kunden. Daher verschickt Annegarn Rechnungen fast nur noch elektronisch. Trotzdem hat er weiter einigen Aufwand mit Dokumenten, die Geschäftspartner auf Papier senden: „Wir erhalten zahlreiche Belege per Post.“ Im ersetzenden Scannen sieht er Chancen, spürt aber auch einen gewissen Zugzwang. Er weiß: „Dem werden wir uns im Zeitalter der Digitalisierung sicher nicht entziehen können.“

Abschied vom Papier

Die wichtigsten Tipps für das ersetzende Scannen

Prozess: Arbeiten darf mit dem ersetzenden Scannen nur, wer organisatorisch und technisch alles richtig macht. Das muss mit dem Steuerberater besprochen und vorbereitet werden. Er sorgt etwa für eine Verfahrensdokumentation, die den Anforderungen der Finanzbehörden genügt.

Scanverfahren: Es muss genau vorgegeben sein, wie der Prozess abzulaufen hat. Besonders wichtig sind klare Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten: Wer zeichnet die Rechnung ab, wer scannt, wer kontrolliert, wer archiviert? Jede Änderung der Zuständigkeiten ist zu notieren.

Technik: Für das Finanzamt ist festzuhalten, welche Geräte zum Einsatz kommen. Die entsprechende Hard- und Software muss laufend so aktualisiert beziehungsweise funktionsfähig gehalten werden, dass Dokumente bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfristen jederzeit zu öffnen sind.

Überprüfung: Die Zahl der eingescannten Belege muss jeden Tag aufgezeichnet werden, die Prozessschritte sind regelmäßig in Stichproben zu kontrollieren. Wichtig ist, dass Dritte aus Gründen des Datenschutzes keinen Zugriff auf die elektronischen Dokumente haben.

Archivierung: Unumgänglich ist ein System mit getrenntem Pfad und eigenem Speicherort, das die revisionssichere Ablage der eingescannten Dokumente sicherstellt. Ein einfaches Speichern der Dateien in einem Ordner auf der Festplatte reicht keinesfalls aus.

Ausnahmen: Nicht jedes Dokument darf gescannt und entsorgt werden. Urkunden, Eröffnungsbilanzen oder Abschlüsse etwa sind weiterhin im Original aufzubewahren. Über die Details informiert der Steuerberater.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2016

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