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Der elektronische Rechnungsaustausch

Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung. Durch die Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Rechnung in Papierform sprechen viele Argumente für einen elektronischen Rechnungsaustausch („E-Invoicing“): Neben dem geringeren Versandaufwand kann bei den Druckkosten, bei Porto und Papier kosten gespart und die Umwelt geschont werden.

Dieser Artikel gibt einen Überblick, was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist.


Gesetzliche Anforderungen Die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen müssen beim Austausch erfüllt werden. Hierzu zählt, dass die Pflichtangaben einer Rechnung auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen. Zudem muss der Rechnungsempfänger damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten.

Äußerst wichtig ist, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Dabei müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre. Zu dem Merkmal der Lesbarkeit zählt zudem, dass die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen die Rechnungsbelege einsehen kann. Dazu muss entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts  Mit dem Kriterium der Echtheit der Herkunft soll gewährleistet werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt. Zudem soll mit dem Kennzeichen der Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt werden, dass die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

Archivierung elektronischer Rechnungen Elektronische Rechnungen müssen in dem empfangenen Format aufbewahrt werden. Empfangen Sie beispielsweise eine Rechnung im PDF-Format, muss die Datei als PDF aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist damit nicht zulässig. Das Anforderungskriterium der maschinellen Auswertbarkeit ist bei Rechnungen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden, jedoch nicht gegeben, wenn diese nur im grafischen PDF-Format abgespeichert werden. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Datenformat bzw. im ASCII-, CSV-Format etc. erforderlich.

Anders zu beurteilen ist die Archivierung gescannter Eingangsrechnungen, die ursprünglich in Papierform vorgelegen haben. Hier ist von Beginn an keine maschinelle Auswertbarkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizuführen. Die Archivierung im PDF-Format ist hier zulässig.

ZUGFeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. im März 2010 gegründet.

Das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitete Format kann für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden und ermöglicht den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.

Das sogenannte ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen.

Fazit Der elektronische Rechnungsaustausch bietet viele Vorteile. Um diese Vorteile nachhaltig zu sichern, sind einige wichtige Punkte zu beachten. Der Rechnungsempfänger muss sich beispielsweise um die gesetzeskonforme Aufbewahrung kümmern, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Der Rechnungssteller muss sicherstellen, dass die Rechnungen den „Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen.

 

Bei Fragen sprechen Sie bitte Ihren zuständigen Steuerberater an.

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