Kostenrechnung: absolut empfehlenswert
Die Märkte werden globaler, die Kalkulationsanforderungen höher. Das zwingt nicht nur international agierende Unternehmen zu lupenreinem Reporting. Zwei Finanzexperten erklären, warum sich der Einsatz einer Kostenrechnung lohnt.
Autor: Wolfgang Betten und Kathrin Fiederling
Mit ihrer „bergischen Kalkulation“ ist die Carl Walter Schraubwerkzeug-Fabrik GmbH & Co. KG in Wuppertal eine lange Zeit ganz gut gefahren. Wenn am Ende etwas hängen blieb, waren Management und Mitarbeiter zufrieden. Diese Pi-mal-Daumen-Methode hatte durchaus System, denn bei einem Angebot von gut 13.000 Schraubenschlüsseln, Zangen, Hydraulik-werkzeugen, Prüfgeräten und Sonderanfertigungen ist es schwer, kalkulatorisch jederzeit den Überblick zu behalten. Mit selbst gestrickten Excel-Listen stieß Andreas Knopp hier rasch an Grenzen. Deshalb ergriff der kaufmännische Leiter im Jahr 2009 bei der Anschaffung einer neuen ERP-Lösung die Chance, das Thema Kostenrechnung strukturiert anzugehen. Als Erstes entwickelte Knopp damals zusammen mit seinem Steuerberater und DATEV ein Konzept mit einer zu dem Betrieb passenden Struktur: „Wir wollten auf einfachem Weg an all jene Daten kommen, die für eine präzise Kalkulation nötig sind.“ Von den Maschinenplanstunden, den kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen sowie der Verteilung der Lohn- und Energiekosten bis hin zu den Maschinen- und Lohnkostensätzen wurden alle Anforderungen berücksichtigt.
Aussagekräftigere Zahlen. „Auf diese Weise haben wir mit dem Projekt eine wirkliche Kostentransparenz geschaffen und können nun korrekte Kalkulationsgrößen ableiten“, freut sich Knopp. „Die teilweise verblüffenden Erkenntnisse, welche Kosten auf einer Kostenstelle tatsächlich verursacht
werden, haben uns manchmal ziemlich überrascht.“ DATEV Kostenrechnung liefert bei der Carl Walter Schraubwerkzeug-Fabrik auf einfachem Weg die benötigten Auswertungen und Kennzahlen. Und zwar für jeden Nutzer die genau zu seinem Zweck passenden Details, betont Knopp: „Unsere Kaufleute beispielsweise interessieren die Kosten für Verwaltung und Vertrieb.“ Außerdem
erhalten sie auf Knopfdruck aussagekräftige Maschinen- oder Abteilungskostensätze. Inzwischen mag sich bei dem mittelständischen Unternehmen niemand mehr ein Arbeiten ohne die Kostenrechnung vorstellen. Durch die Verzahnung mit dem ERP-System hat das Unternehmen einen strukturierten Überblick über alle relevanten Zahlen und kann auf dieser Basis strategische Entscheidungen treffen. Der Wunsch nach gut strukturierten Zahlen brachte auch Edenred in München dazu, eine Kostenrechnung einzuführen. Der französische Mutterkonzern des Anbieters von Motivationslösungen in den Bereichen Personal, Marketing und Vertrieb wollte ein regelmäßiges, zeitlich eng kalkuliertes Reporting auf Basis des Konzern‑
kontenrahmens.
Viel schnellere Prozesse. „Für das Reporting haben wir Zahlen aus fünf Buchhaltungen manuell aufbereitet, was aufwendig war und etwa fünf Tage dauerte“, sagt Agathe Sieverding, Leiterin der Finanzabteilung. „Uns war klar, an den Prozessen muss sich etwas ändern.“ Die Lösung: Erst wurden die Buchhaltungen mit dem Steuerberater und DATEV auf Basis des neu konfigurierten Konzernkontenrahmens verschmolzen. Dann folgte nach dem vom Mutterkonzern vorliegenden Schema die Konzeption des Reportings in der DATEV Kostenrechnung. Jetzt sind die Prozesse straffer und schneller. Der Aufwand zum Erstellen der Berichterstattung reduzierte sich auf einen Tag. „Weil die KOST-BAB-Zeile die französische numerische Berichtsposition und Bezeichnung zeigt, liefern uns die Zahlen eins zu eins den Wert für die finale Version“, lobt Sieverding. „Bei dem engen Zeitkorridor zum Erstellen des Reports ist DATEV Kostenrechnung mit seinen integrierten Prüfmechanismen und Exportfunktionen eine wertvolle Hilfe.“ Die Erstellung der Berichte ist einfach. Die Chefübersicht wird nach Excel exportiert. Die Werte werden in ein spezielles Excel-Sheet kopiert und sind danach mit den eigentlichen Reportingtabellen verlinkt.
Direkter Zugriff auf Belege. Die Kostenrechnung liefert daneben weitere informative Auswertungen wie Kostennachweise auf Einzelbuchungssatzebene bis hin zum Beleg. Die Kontensaldenliste zeigt die Konten je Kostenstelle, gliedert diese auf Knopfdruck nach dem Reportingschema und dient damit zugleich als ein Kontrollinstrument für fehlerhafte Kontierungen. „Heute wird die Konzernbilanz nach IFRS mithilfe einer individuellen BWA abgebildet, in der zusätzlich spezielle Konzernkennzahlen berechnet werden“, erläutert Sieverding den Nutzen und die Möglichkeit des Erstellens individueller Auswertungen. „Aber am wichtigsten ist uns der Zugriff auf die digitalisierten Belege im Kostennachweis, weil man nur so jeden einzelnen Beleg analysieren und jeden Geschäftsvorfall nachvollziehen kann.“ Ob die Leiterin der Finanzabteilung bei Edenred in München auch anderen Unternehmen zur Einführung einer Kostenrechnung rät? Agathe Sieverding sagt überzeugt: „Eine Kostenrechnung ist immer sinnvoll und empfehlenswert, denn sie bildet die Grundlage für Managemententscheidungen.“ Und die sollten nicht nur aus dem Bauch getroffen werden.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2013