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Personalmanagement: planen wie Napoleon

Sind die Beschäftigten qualifiziert und motiviert, ist das Unternehmen schlagkräftig. Mit der richtigen Software lassen sich die mitarbeiterbezogenen Daten optimal verwalten und Freiräume für die strategische Personalarbeit schaffen.

Autor: Christiane Schneider


Welcher Firmenchef kennt das nicht? Ständig fallen im Personalbereich irgendwelche Verwaltungstätigkeiten an, die sich nicht aufschieben lassen. Mal gilt es einen Arbeitsvertrag zu erstellen, dann wieder eine Personalakte zu aktualisieren oder die Urlaubskonten zu kontrollieren und auf den letzten Stand zu bringen. Sicher alles wichtige Dinge – aber oft stehlen diese alltäglichen Aufgaben dem Unternehmer die Zeit, sich mit zukunftsorientierten Personalfragen zu beschäftigen. Dabei müsste er sich viel intensiver den strategischen Themen widmen, beispielsweise der Weiterbildung seiner Mitarbeiter, der Suche nach Fachkräften oder der Verbesserung der innerbetrieblichen Zusammenarbeit. Hier setzen die DATEV-Lösungen für das Personalmanagement an. Sie leisten Unterstützung bei der schnellen und einfachen Erledigung vieler Routinetätigkeiten. Darüber hinaus erleichtern sie anspruchsvolle Aktivitäten im Personalbereich, etwa das Bewerbermanagement.

Termine im Blick behalten. Der optimale Einstieg in eine effiziente Personalarbeit ist das DATEV Personal-Managementsystem classic. Die Software dient unter anderem zur Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, zur Terminüberwachung oder zur Dokumentation und Verwaltung aller wichtigen Personaldaten. Mit ihr lässt sich beispielsweise das gesamte Urlaubskonto führen, vom Urlaubsanspruch bis zur Ermittlung des Resturlaubs. Gebucht werden Urlaub und Fehlzeiten dabei per Mausklick im grafischen Kalender, der die entsprechenden Einträge übersichtlich als Zeitstrahl anzeigt. Zusätzlich lassen sich Vertreterregelungen festlegen und so Überschneidungen oder Personalengpässe vermeiden.

Auch wichtige Einzeltermine können mit der DATEV-Lösung dokumentiert werden. Die Erinnerung an das 25-jährige Dienstjubiläum eines Beschäftigten mag eher ein Beitrag zum guten Betriebsklima sein. Hinweise auf das Ende einer Probezeit oder die Erneuerung einer Arbeitserlaubnis aber sind arbeitsrechtlich sehr wichtige Termine, die kein Firmenchef in der Hektik des Tagesgeschäfts übersehen darf. Dafür sorgt die DATEV-Lösung zuverlässig. Über sogenannte Terminauslöser definiert der Anwender einmalig eine Wiedervorlage. Die jeweiligen Termine werden dann in der Wiedervorlage zu den gewählten Vorlauffristen angezeigt. Auf Wunsch kann auch noch eine Outlook-Erinnerung aktiviert werden.

Daten nur einmal eingeben. Ein weiterer Vorteil von DATEV Personal-Management‑
system classic: Die Lösung sammelt zentral Mitarbeiterinformationen, die sonst in verschiedenen Systemen verstreut sind, von der Personalakte über das Lohnprogramm bis zu eigens für bestimmte Zwecke angelegte Excel-Tabellen. In der elektronischen Personalakte stehen alle mitarbeiterbezogenen Informationen zentral und übersichtlich strukturiert zur Verfügung, das doppelte Pflegen von Daten oder das Suchen in unterschiedlichen Ablagebeständen hat ein Ende. Darüber hinaus lassen sich diese Daten für weitere Aktionen nutzen, etwa zur Erstellung eines Serienbriefs oder um Zeugnis und
Arbeitsvertrag anzufertigen. Zugleich garantiert die Programmverbindung zu den
DATEV-Lohnprogrammen, dass Mitarbeiterstammdaten nur einmal erfasst werden müssen.

Noch mehr Zeit für strategische Personalthemen gewinnt der Firmenchef, wenn er das DATEV Personal-Managementsystem comfort/comfortplus einsetzt. Das modular aufgebaute Programm enthält weitere Funktionen, die für zusätzliche Unterstützung in der Personalabteilung sorgen.

Personal gezielt auswählen. Mit dem Modul zum Bewerbermanagement beispielsweise lässt sich der gesamte Bewerbungsprozess ausgesprochen ressourcensparend organisieren, vom Ausschreiben einer offenen Stelle über die Bewerberkorrespondenz bis zur Einstellung. Der Abgleich zwischen den Qualifikationen des Bewerbers und dem Anforderungsprofil erleichtert zudem die Auswahl des passenden Kandidaten. Darüber hinaus können im System die Angaben zu Ausbildung und Qualifikation der Mitarbeiter gepflegt werden. Diese Informationen lassen sich unter anderem mit dem Sollprofil einer offenen Stelle vergleichen, um so im eigenen Unternehmen eine geeignete Besetzung zu finden. Die Suche nach bestimmten Fähigkeiten oder Qualifikationen ist ebenfalls möglich. Wird beispielsweise für ein Projekt ein Mitarbeiter mit Spanischkenntnissen benötigt, zeigt das Programm alle dafür infrage kommenden Arbeitnehmer an. Da die DATEV-Lösungen für das Personalmanagement unabhängig von der Branche oder der Unternehmensgröße sind, lassen sie sich sehr flexibel einsetzen. Ihr modularer Aufbau ermöglicht es, eine Lösung ganz nach individuellen Anforderungen zusammenzustellen.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 12/2012

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