Den Fiskus beteiligen
Wurden Geschäftstermine und Urlaub kombiniert, ließen sich bisher keine Ausgaben absetzen. Jetzt eröffnen die Finanzrichter die Chance, Steuern zu sparen.
Joachim Schondelmaier ist ein Unternehmer alter Prägung. Mit Kunden und Zulieferern verhandelt er persönlich, um einen guten Kontakt aufzubauen, Verträge bestätigt er per Handschlag. Der Erfolg gibt dem Chef der Schondelmaier GmbH – Presswerk in Gutach bei Freiburg recht: In dem Kaltpresswerk fertigen 250 Beschäftigte jährlich Serienteile im Wert von 40 Millionen Euro für die Autoindustrie. „Wir produzieren Komponenten in höchster Qualität und Präzision“, betont Schondelmaier, der den Familienbetrieb in dritter Generation leitet. „Und zwar exakt nach den Erfordernissen unserer Abnehmer.“
Um dieses Leistungsversprechen zu erfüllen, sind der Firmenchef sowie 20 Mitarbeiter viel unterwegs. Sie bahnen neue Geschäfte an oder klären Projektdetails. Bisher achtete Schondelmaier sehr darauf, dass seine Experten nach solchen Gesprächen sofort zurückkehren: „Da Geschäftsreisen nicht mit privaten Terminen verknüpft wurden, hatten wir kein Problem mit dem Finanzamt.“ Inzwischen sieht er das etwas lockerer und erlaubt den Mitarbeitern manchmal, eine Dienstreise ins Ausland privat über das Wochenende zu verlängern: „Das ist eine kleine Aufmerksamkeit für ihren hohen Einsatz.“ Leisten kann sich Schondelmaier diese Großzügigkeit seit einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2010.
Danach dürfen Finanzbeamte den Betriebsausgabenabzug für sogenannte gemischt veranlasste Reisekosten nicht generell verweigern, wenn das Unternehmen die Kosten sauber in beruflich und privat veranlasst aufteilt. Alle betrieblichen Aufwendungen darf der Firmenchef steuerlich absetzen. Dies gilt insbesondere für die Hin- und Rückreisekosten, die bisher dem Rotstift des Finanzamts zum Opfer fielen. Denn sie wären ohnehin angefallen.
Finanzamt prüft akribisch. Neuerdings haben Geschäftsreisende durch drei Urteile der obersten Finanzrichter größeren steuerlichen Gestaltungsspielraum (siehe Kasten).
Wer Beruf und Freizeit kombiniert, darf die Kosten anteilig absetzen, wenn er den dienstlichen Anlass einer Reise belegt. Jedem Unternehmer sollte jedoch klar sein, dass die Finanzbeamten bei 155 Millionen Geschäftsreisen und den damit verbundenen Kosten von 43,5 Milliarden Euro im Jahr 2010 bei den Reisekostenabrechnungen auch künftig sehr genau hinsehen werden. Wer Geschäftliches mit Privatem verbindet, sollte deshalb vorab mit seinem Steuerberater klären, welche Kosten sich absetzen lassen und welche Belege aufzubewahren sind.
„Liegt der Privatanteil einer Reise bei über 90 Prozent, ist kein Steuerabzug erlaubt. Beträgt dagegen der dienstliche Anteil über 90 Prozent, sind alle Reisekosten Betriebsausgaben oder Werbungskosten“, erklärt Anita Käding, Leiterin der Abteilung Steuerrecht und ‑politik beim Bund der Steuerzahler in Berlin, die neuen Regeln. „Grundsätzlich fordern die Richter eine klare Aufteilung der betrieblichen und privaten Kosten beispielsweise nach Zeitanteilen.“ Aufwendungen für An- und Abreise sowie Übernachtung und Verpflegung sind möglichst nach Tagen aufzuschlüsseln: Die Hotelrechnung während der geschäftlichen Tagung samt Spesen zahlt der Arbeitgeber, die privaten Urlaubstage der Arbeitnehmer.
Die Flugkosten sind ebenfalls aufzuteilen: Verlängert ein Mitarbeiter die einwöchige Geschäftsreise um einen dreitägigen Kurzurlaub, zahlt er drei Zehntel des Flugtickets selbst. Ärger mit dem Fiskus droht nur, wenn die Reisekostenabrechnung sich durch die frühere Hin- oder spätere Rückreise deutlich erhöht. Unstrittig und steuerlich voll absetzbar sind dagegen rein beruflich bedingte Kosten, etwa Tagungsgebühren oder Messeeintritte. Problematisch ist es weiterhin, wenn sich Privates und Berufliches nicht sauber trennen lassen. „Eine offene Flanke bleiben Reisen, die Firmenchefs unternehmen, um Kontakte zu knüpfen“, warnt Marc Desens, Professor für Steuer- und öffentliches Wirtschaftsrecht an der Universität Leipzig. „Wenn das Programm der Wirtschaftsdelegation auch allgemeinbildender Natur ist, wird es schwierig, dem Finanzamt eine berufliche Motivation zu belegen.“
Der Jurist rät deshalb, alles zu sammeln, was den beruflichen Anlass der Reise dokumentiert. Dazu zählen neben dem Tagungs- oder Reiseprogramm auch genaue Aufzeichnungen zu geführten Gesprächen oder geknüpften Kontakten. Wer mit dem Firmenwagen unterwegs ist, sollte zudem ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen.
Für den Fiskus müssen Sprachkurse nicht zwingend auf Inselparadiesen stattfinden, aber der Indian Summer in den USA lässt sich auch bei einer Dienstreise genießen.
Genaue Dokumentation hilft. Besonders bei Sprachreisen kommt es auf eine saubere Dokumentation an. Ist eine Aufteilung der Reisekosten nach privaten und beruflichen Tagen unmöglich, weil abends nach dem Sprachkurs noch Zeit für Besichtigungen war, erlauben die Finanzrichter eine prozentuale Aufschlüsselung. Ist auch das schwierig, darf laut BFH-Richterspruch die Hälfte der Reisekosten steuerlich angesetzt werden. Haben die Finanzbeamten aber den Verdacht, dass ihnen ein Urlaubstrip als Geschäftsreise untergeschoben werden soll, ist der Steuerabzug schnell gestrichen. Dabei gilt: Je exotischer das Reiseziel, desto eher unterstellt der Fiskus einen privaten Anlass. Darlegung und Beweislast liegen dann beim Steuerzahler. Unternehmer sollten sich daher mit dem Gedanken anfreunden, dass man Französisch nicht unbedingt auf Madagaskar lernen muss.
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg, Ausgabe 01/2012; Text: Sigrun an der Heiden