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Die Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist insbesondere für Unternehmen ein lästiges Thema. So werden in erheblichem Umfang Platz in Anspruch genommen und Kosten verursacht. In diesem Artikel wird ein kurzer Überblick – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – zur Aufbewahrung von Unterlagen gegeben.


Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Nach dem Handelsrecht sind Kaufleute verpflichtet, Ihre Unterlagen geordnet aufzubewahren. Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören insbesondere Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege). Für diese Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Daneben sind über einen Zeitraum von sechs Jahren die empfangenen Handelsbriefe und die Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe aufzubewahren. Als Handelsbrief ist dabei ein Schriftstück zu verstehen, das ein Handelsgeschäft betrifft. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Allgemein ist zu empfehlen, Gerichtsurteile und Bauunterlagen dauerhaft aufzubewahren.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Kaufleute. Daher hat das Steuerrecht über § 147 AO eigene Aufbewahrungspflichten geschaffen, die für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gelten. Die Pflicht zur Aufbewahrung der Bücher, Aufzeichnungen etc. ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der §§ 140, 141 AO. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass bei einer Außenprüfung oder im Rechtsbehelfsverfahren die Unterlagen noch greifbar sind. Entsprechend den Grundsätzen des § 145 Abs. 1 AO sind die Bücher und Aufzeichnungen so geordnet aufzubewahren, dass ein sachverständiger Dritter diese in angemessener Frist prüfen kann. Die Aufbewahrungsfristen des § 147 AO gelten nur für die steuerlich erforderlichen Unterlagen, nicht für nur handelsrechtlich notwendige Unterlagen. Umfasst sind insbesondere folgende Unterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben. Für diese Unterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Sechs Jahre aufzubewahren sind die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Steuerlich ist darauf zu achten, dass nach der AO einige Tatbestände bestehen, die den Ablauf der Frist hemmen. Der Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist insbesondere gehemmt, solange die allgemeinen Festsetzungsfristen nicht abgelaufen sind. Diese betragen ein bzw. vier Jahre, können aber in einer Vielzahl von Fällen hinausgeschoben werden, was vor allem auch bei der Durchführung einer steuerlichen Außenprüfung gilt. Eine Hemmung ist auch immer dann gegeben, wenn noch ein Einspruchsverfahren anhängig ist. Die 10-Jahres-Frist bei Steuerhinterziehung beeinflusst den Ablauf der Frist für die Aufbewahrung hingegen nicht.

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.

Aufbewahrungspflichten für Verbraucher. Verbraucher sind verpflichtet, Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufzubewahren. Allgemein ist zu empfehlen, Belege entsprechend der dreijährigen Regelverjährung aufzubewahren. Hierunter fallen z. B. vertragliche Zahlungsansprüche von Handwerksbetrieben oder Händlern wegen Lieferung von Waren oder Erbringung von Werkleistungen, Lohn- und Gehaltsansprüche, Schadenersatzansprüche wegen unerlaubter Handlung (u. a. Verletzung von Eigentum, Gesundheit oder Leben), Ansprüche auf Sachleistung (Erfüllung von Kauf- oder Werkverträgen). Die Verjährung beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sodass entsprechende Belege vier Jahre aufbewahrt werden sollten. Um Gewährleistungsansprüche und Garantieansprüche aus Kauf- oder Werkverträgen durchsetzen zu können, sollten die Zahlungsbelege oder Verträge mindestens für die vorgesehenen Gewährleistungsfristen, besser noch darüber hinaus, aufbewahrt werden. Gewährleistungsfristen des BGB betragen fünf Jahre für Mängel an einem Bauwerk oder einer Sache, welche für ein Bauwerk verwendet wurde. Für alle anderen Mängel sind nur zwei Jahre vorgesehen, es sei denn, der Händler hat längere Fristen vertraglich zugesagt. Versicherungsunterlagen sollten für die Laufzeit der Versicherung und nach der Kündigung darüber hinaus bis zum Inkrafttreten einer neuen Police aufbewahrt werden. Verträge mit Kreditinstituten sollten grundsätzlich über die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden. Andere Bankbelege wie Überweisungen und Kontoauszüge gelten als Zahlungsnachweise für Leistungen und sollten deshalb mindestens drei bis vier Jahre aufbewahrt werden. Durch das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz wurde § 147a AO neu in das Gesetz eingefügt. Nach dieser Bestimmung bestehen Aufbewahrungspflichten bei den Überschusseinkünften, also den Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und den sonstigen Einkünften. Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren.

Weitere Aufbewahrungspflichten. Weitergehende Aufbewahrungspflichten können sich z. B. aus dem Produkthaftungsgesetz ergeben.

Kosten der Aufbewahrung. Für die Kosten der Aufbewahrung ist eine Rückstellung zu bilden, da es sich um Kosten handelt, die aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung entstehen. Die Höhe der Rückstellung ist vom Einzelfall abhängig. Werden die Unterlagen extern eingelagert, bietet es sich an, als Rückstellungsbetrag die Miete der Archivräume anzusetzen. Bei einer Einlagerung in einzelnen Räumen eines sonst zu anderen Zwecken genutzten Gebäudes sind die anteiligen Kosten für den Bereich des Archivs zu ermitteln und diese bei der Höhe der Rückstellung zu berücksichtigen.

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