Die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung
Die Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG erfordert die Reduzierung der bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen bis 31.12.2012. Insbesondere soll eine Gleichstellung zwischen Papier- und elektronischer erfolgen.
Bislang musste mit einer qualifizierten elektronischen Signatur die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden. Diese sollen ab 01.07.2011 nicht mehr derart aufwendig belegt werden. Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Technologie dafür vor, auf welchem Wege Unternehmer die gesetzlichen Erfordernisse erbringen. Stattdessen kann der Unternehmer selbst bestimmen, auf welchem Wege er die gesetzlichen Erfordernisse erbringt. Er muss sich dabei jedoch eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedienen.
Grundlage für die Gesetzesänderungen ist Steuervereinfachungsgesetz 2011, welches vom Bundesrat abschließend am 08.07.2011 verabschiedet werden sollte. Der Bundesrat hat dem Gesetzentwurf jedoch nicht zugestimmt. Dies hat zur Folge, dass das Gesetz möglicherweise in den Vermittlungsausschuss geht.
Grundzüge der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Der Unternehmer und der Rechnungsempfänger müssen sich dabei einig sein, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden kann.
Die Rechnung kann in einem beliebigen elektronischen Format ausgestellt werden. Hierunter fallen Rechnungen, die per E‑Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax, auf einem Datenträger (USB-Stick, CD), per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Rechnung muss zudem in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung. Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.
Hierzu ist ein Nachweis zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren erforderlich, den der Unternehmer mit Hilfe eines verlässlichen Prüfpfads führen kann.
Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.
Innerbetriebliches Kontrollverfahren. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde, der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat, die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.
Es müssen hierfür keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht.
Verlässlicher Prüfpfad. Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.
Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs festzustellen.
Aufbewahrung elektronischer Rechnungen. Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E‑Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.
Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z.B. die elektronische Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.
Es ist darauf hinzuweisen, dass elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren sind, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.
Pflichtangaben einer Rechnung. An dieser Stelle möchten wir auch auf Pflichtangaben einer Rechnung aufmerksam machen.
Ordnungsgemäße Rechnungen müssen weiterhin folgende Pflichtangaben zwingend enthalten, damit der Rechnungsempfänger hieraus den Vorsteuerabzug erhält (§ 14 Abs. 4 UStG):
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- die einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte (Netto-)Entgelt, jede im Voraus vereinbarte Entgeltsminderung, sofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz, den Umsatzsteuerbetrag oder ggf. einen Hinweis auf die jeweilig geltende Steuerbefreiung
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Hinweis auf 2‑jährige Aufbewahrungspflicht bei Grundstücksleistungen
- Bei Kleinbetragsrechnungen (brutto bis zu 150 EUR) muss der Leistungsempfänger, die USt-IdNr. sowie eine Rechnungsnummer nicht angegeben werden. Zudem reicht die Angabe des Bruttobetrags sowie des zutreffenden Steuersatzes aus. Die gleichen Erleichterungen gelten bei Fahrausweisen über eine Personenbeförderung. Unterliegt diese dem ermäßigten Steuersatz, ist die Angabe des Steuersatzes entbehrlich. Diese Erleichterungen gelten nicht für die Beförderung mit einem Taxi oder für die Vermietung von Autos.