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Personalbeschaffung – Imagewandel zwischen „Competence-on-Demand“ und dem „Arbeitsplatz fürs ganze Leben“?

Klar ist: Unternehmen leben von und mit den Menschen, die sie ausmachen. Ein kluger Kopf allein führt genauso wenig zur Umsetzung unternehmerischer Visionen wie zwei linke Hände. Personal, auf allen Ebenen, ist die wichtigste und zugleich empfindlichste Ressource, der signifikante Differenzierungsfaktor und zugleich höchste Kostenfaktor im Wettbewerb. Mitarbeiter und Führungskräfte sind Risikoquelle Nummer 1 und zugleich die eigentliche Existenz für das Unternehmen. Ebenso klar ist: Die Anforderungen an Unternehmer, Arbeitnehmer und Personalmanagement verändern sich angesichts globaler wirtschaftlicher Wechselwirkungen und Abhängigkeiten ebenso dynamisch wie konsequent.


Take our 20 best people away and I can tell you that Microsoft would become an unimportant company.
Bill Gates

Wir müssen uns an den Gedanken gewöhnen, dass Unternehmen weit mehr von ihren besten Mitarbeitern abhängen als die guten Leute vom Unternehmen.
Peter F. Drucker, österreichisch-amerikanischer Ökonom und Autor

Seit der Personal-Service-Agentur und der damit verbundenen Dispute um die Agenda 2010 stehen Personaldienstleister als „Pfandleiher des Human Capital“ unter argwöhnischer Beobachtung und in der Kritik. Bei Vermittlungsquoten und -prämien werden vorschnell Äpfel mit Birnen verglichen, gerade wenn Agenturen mit bundesstaatlichem Auftrag mit freien Anbietern verglichen werden. Aktuelle HR-Studien wie von Kienbaum oder der FH Koblenz (2009) zeigen, dass auch Personaler in Unternehmen häufiger als hilfsbereite, sympathische und vertrauenswürdige „Verwalter“ wahrgenommen werden denn als „Dienstleister“, „Wegbereiter“ und „Brückenbauer“. Qualitäten wie Interaktivität, Lösungsorientierung, Wirtschaftlichkeit, Innovation werden den Personalverantwortlichen dagegen von den Befragten kaum zugeschrieben.
Wie sieht nun aber die „eierlegende Wollmilchsau“ aus, die jederzeit das richtige Personal, zur richtigen Zeit, zu optimalen Konditionen an die richtige Stelle besetzt und dabei sowohl die Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen vertritt und durchsetzt? Oder anders gefragt: Welchen Mehrwert können und sollten Personal-Service-Dienstleister bei 3,27 Millionen potenziellen Arbeitnehmern (Arbeitslosenzahl in Deutschland im Jahresdurchschnitt 2010, Quelle: Bundesagentur für Arbeit) und etwa 986.000 unbesetzten Stellen (Zahlen Deutschland für das 3. Quartal 2010, Quelle: Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung; IAB) leisten? Der anhaltende Fachkräftemangel zeigt, dass es in der zukunftorientierten Personalwirtschaft eben nicht nur um die kurzfristige Kompensation von Produktionsspitzen oder Personalausfällen geht. Längst nutzen Unternehmen Personaldienstleister als kontinuierliche Quelle flexibler und vor allem hoch qualifizierter Personalressourcen als elementares Instrument ihrer Personalplanung. Entsprechend bleibt die Personalbeschaffung und -auswahl als historisch angestammtes Metier Kerngeschäft der meisten Personaldienstleister.

Personalleasing. Trotz immer wieder kritischer Stimmen zu mangelnder Identifikation und Motivation der Zeitarbeitnehmer hat sich das klassische Zeitarbeitsmodell des Personalleasings etabliert. So waren lt. Institut der deutschen Wirtschaft (IW) im Oktober 2010 annähernd 1 Million Zeitarbeitnehmer in der Branche beschäftigt (BZA-Umfrage November 2010 , Welle 40, BZA Bundesverband Zeitarbeit). Während sowohl bei kleineren Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern als auch bei Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die Zahlen leicht rückläufig sind, legen mittelständische Zeitarbeitsbetriebe leicht zu. Allerdings haben sich Einsatzfeld und Motive für die Inanspruchnahme von Zeitarbeitskräften gewandelt. Beleg hierfür ist, dass gegen Ende 2010 die Nachfrage nach Fachkräften und Spezialisten, vor allem in technischen, wirtschaftswissenschaftlichen und medizinischen Beschäftigungsfeldern, gegenüber Hilfskräften zahlenmäßig wieder zulegte (Brain2web Human Network AG, 2010, 08.12.2010). Gerade Hochschulabsolventen mit keiner oder wenig Praxiserfahrung nutzen Zeitarbeitsverhältnisse als probates Mittel, um in kurzer Zeit verschiedene Arbeitgeber und Tätigkeitsbereiche für sich zu erproben und ihre Referenzliste aufzupolieren. Auch bei Arbeitgebern, insbesondere im Mittelstand, wächst das Bewusstsein dafür, dass Zeitarbeitskräfte kein unverbindlicher Ersatz für nachhaltige Personalarbeit sind, sondern, sozial verantwortlich eingesetzt, als wirksames Instrument vorausschauender Personalplanung eine wirtschaftlich praktikable Ergänzung des Personalbestandes bietet, mit der adäquat auf die dynamischen Herausforderungen höchst volatiler Marktbedingungen im globalen Wettbewerb reagiert werden kann. Gelingt es der Personallogistik, die internen Arbeitskräfte und Leiharbeiter auszubalancieren, hat Zeitarbeit einen Wettbewerbsvorteil, der wirtschaftlichen Erfolg und dadurch mittel- und langfristig auch unbefristete Arbeitsverhältnisse sichert.

Personalvermittlung. Nicht minder anspruchsvoll gestaltet sich die Zukunft der Personalvermittlung. Gute Personalvermittlung verweist auf die gedankliche Antizipation nötiger personeller Maßnahmen, um auf ein Unternehmen zur richtigen Zeit, am passenden Ort und unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Situation fördernd zu wirken. Der Vergleich mit alternativen Einstellungsverfahren zeigt, dass sich durch Personalvermittlungsagenturen einige Vorteile ergeben. Durch übliche Stellenausschreibungen ist zwar eine hohe Anzahl an Bewerbern zu erwarten, die aber abhängig vom benutzten Trägermedium nicht immer die wirklich gewünschten Anforderungen erfüllen. Deswegen werden für eher höher zu besetzende Stellen andere Wege eingeschlagen, da die Wirkung und die Effizienz von Stellenausschreibungen als unzuverlässig gelten. Durch einen eher persönlichen Kontakt werden meist die Stellen in den Führungsebenen vergeben. Geschätzt wird hier die gute Kenntnis über den Bewerber im fachlichen sowie menschlichen Sinne. Jedoch sind neue Impulse dadurch seltener zu erwarten oder das Stigma der „Vetternwirtschaft“ wird leicht vergeben. Auch machen sich viele Firmen das E-Recruiting zunutze, um Stellen zu besetzen. Über die jeweilige Firmenhomepage wird so eine große Anzahl von potenziellen neuen Mitarbeitern erreicht, die aber auch einen hohen Arbeitsaufwand hinsichtlich der Sortierung und des letztendlichen Einstellungsverfahrens bedeuten. In den Ausbildungsstätten sind auch zukünftige Bewerber zu finden. Diese bringen jedoch wenig praktische Erfahrungen mit, aber dafür gute Grundlagen.
Der schlechte Ruf der Personalagenturen ist durch Zeitarbeitsfirmen und die Hartz-IV-Politik zu erklären. Das Stigma vom „Karteileichensammler“ oder lediglich profitorientierten Arbeiten ist bis heute gegeben. Meist wird bemängelt, dass solche Agenturen eine persönliche Vorauswahl der Bewerber treffen oder eine unüberschaubare Anzahl von Bewerbern haben, aber nur ein eingeschränktes Auswahlpotenzial aufweisen. Ebenso wird der Umgang mit den Daten kritisch beurteilt, weil sehr viele Firmen und Unternehmen einen Einblick in die persönlichen Daten der Bewerber erhalten.

Der Fachkräftemangel bei Ingenieuren, IT-Experten, vermehrt auch bei medizinischen und kaufmännischen Kräften nimmt weiter zu. Leistungsbasierte Entlohnungs- und Anreizsysteme entwickeln sich zum globalen Standard. Daneben werden immer stärkere Konjunkturschwankungen in sehr viel kürzeren Zyklen und mit sehr viel weitreichenderen Konsequenzen zu deutlich mehr Entscheidungen unter erheblicher Informations-
und Prognoseunsicherheit führen.

Entscheidend für nachhaltigen Erfolg und lösungsorientiertes Arbeiten ist nicht nur die Passung zwischen Kunden und Bewerber, sondern ebenso die Symbiose zwischen Kunden und Vermittler beziehungsweise Kandidaten. Die Abstimmung zwischen Erwartungen und Erfahrungen bei Kunden und Kandidaten koordiniert der Personalvermittler dann verlässlich, indem dieser beide Interessen erkennt, wahrt und in einem Auswahlverfahren vereinbart. Potenzielle Mitarbeiter sollen dabei dauerhaft in einem Unternehmen eingebunden werden, ohne dass die Unternehmensausrichtung darunter in Mitleidenschaft gezogen wird.
Die Tätigkeit des Personalvermittlers richtet sich nach den Unternehmen aus, die eine Position besetzen wollen. Der Fundus an Kandidaten wird durch die Personalvermittlungsagentur bestimmt, die einen Pool an potenziellen Bewerbern aufweist. Doch dieser Pool ist kein „Goldfischteich“. Die Konkordanz zwischen Repertoire und Kundenvorstellung wird durch den Personalvermittler hergestellt und durch sorgfältige Auswahltechniken abgesichert, beispielsweise psychologisches Recruiting. Die Wahrung und Betreuung von persönlichen Daten der Klienten und Kandidaten ist dabei wesentlich.
Die Vorteile für ein Unternehmen sind, dass erst dann die Kosten anfallen, wenn ein Bewerber gefunden wurde. Das Prozedere von Arbeitsvertrag bis Gehaltsabwicklungen übernimmt zumeist der Dienstleister, sollte es sich um Arbeitnehmerüberlassung handeln. Somit ist beim Personalvermittler mit Zeit- und Kostenersparnis zu rechnen. Durch den vorgenommenen Selektionsprozess wird nur eine geringe Anzahl an Bewerbern präsentiert, aber bei guter Abstimmung zwischen Kunde und Personalvermittlungsagentur ist unter diesen der richtige Bewerber, was eine effiziente Stärkung des Mitarbeiterteams bedeutet.
Die standardisierten Test- und Bewerbungsauswahlverfahren sichern, dass die potenziellen Mitarbeiter auch die entsprechende Stelle besetzen können. Somit kann eine zeitnahe Einstellung qualifizierter Mitarbeiter erfolgen.

Perspektivisch werden sich alle Akteure auf Veränderungen am Arbeitsmarkt einstellen müssen. Es geht nicht mehr nur um die klassische Jobvermittlung. Es geht vielmehr darum, wie zukunftsfähige Arbeitsmodelle und Personalkonzepte sinnvoll gestaltet und nachhaltig umgesetzt werden können. Und es geht darum, welchen Beitrag Personaldienstleister von Zeitarbeitsfirmen bis zum Full-Service-Dienstleister hierzu erbringen können und wollen, um den sich abzeichnenden Trends Rechnung zu tragen. Auch 2011 ist Personalrecruitment neben dem Evergreen Kostensenkung besonders bei deutschen Firmen das Topthema.
Gelockerte Kündigungsbedingungen sind arbeitsmarktpolitisch ebenso notwendig wie sozial brisant und werden auch zukünftig die Zunahme befristeter Arbeitsverträge forcieren.
Der Fachkräftemangel bei Ingenieuren, IT-Experten, vermehrt auch bei medizinischen und kaufmännischen Kräften nimmt weiter zu (Hochschulanzeiger Nr. 98, 2008, Seite 106). Leistungsbasierte Entlohnungs- und Anreizsysteme entwickeln sich zum globalen Standard. Daneben werden immer stärkere Konjunkturschwankungen in sehr viel kürzeren Zyklen und mit sehr viel weitreichenderen Konsequenzen zu deutlich mehr Entscheidungen unter erheblicher Informations- und Prognoseunsicherheit führen.
Das ad-hoc verfügbare Angebot an qualifizierten Spezialisten wird weiterhin „saisonal“ zwischen Engpässen einerseits und regelrechten Arbeitskräfteschwemmen fluktuieren. Beides ist durch Unternehmen allein kaum wirtschaftlich zu bewältigen.

Personalrecruiting wird zum aktiven, für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer geschätzten und gewinnbringenden Beziehungsmanagement im Geflecht der wechselseitigen Abhängigkeiten der Weltwirtschaft.

Für Arbeitgeber heißt das, durch professionelle Personaldienstleister ihre Personalstrukturen insgesamt schlanker gestalten und zeit- und kosteneffizient auf Auslastungsschwankungen flexibel reagieren zu können, indem sie externe Personalressourcen als Reserve kalkulieren und einsetzen. Bei entsprechender wirtschaftlicher Konsolidierung nutzen Arbeitgeber die Möglichkeit der Personalvermittlung, um sich, beispielsweise basierend auf Erfahrungswerten mit Leiharbeitern, für bewährtes Fachpersonal mit guten Qualifikationen bei einer Einstellung zu entscheiden. Gerade in der Führungsspitze und bei Fachkräften, wo Jobhopping regelrecht gefördert wird, ist dies von zentraler Bedeutung, um der wachsenden Komplexität und Vielfalt der Kompetenzanforderungen durch entsprechende Vitae zu begegnen.
Personalrecruiting wird zum aktiven, für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer geschätzten und gewinnbringenden Beziehungsmanagement im Geflecht der wechselseitigen Abhängigkeiten der Weltwirtschaft. Attraktiv im Kampf um die Talente und High Potentials werden vor allem diejenigen Arbeitgeber und Personaldienstleister sein, die systematisch in die Aus- und Weiterbildung des internen wie externen Personals investieren, als Investition auch in das eigene Image und zukünftige, potenzielle Geschäftsbeziehungen.
Personaldienstleister wie Personalabteilungen sind gemeinsam gefragt, integrative, kreative und praxisnahe Wege zu finden. Der Personaldienstleister fungiert als fachkundiger und erfahrener Branchenexperte, der den Kunden kosteneffiziente und ganzheitliche Personallösungen, beispielsweise bei komplexen Projekten oder saisonal bedingten Bedarfsschwankungen, aufzeigt und umsetzt. Arbeitnehmer, Berufseinsteiger oder erfahrene Arbeitskräfte nehmen Personaldienstleister zunehmend als Arbeitgeber mit Aufstiegschancen und Entwicklungsmöglichkeiten in ihrer Branche wahr.
Da Personaldienstleister unter den selben arbeits- und sozialrechtlichen Bestimmungen agieren, sind Arbeitnehmer zumeist hinsichtlich der Kranken- und Arbeitslosenversicherung, des gesetzlichen Kündigungsschutzes, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall etc. vergleichbar mit regulären Arbeitsverträgen abgesichert und gerade befristete Projekteinsätze sind bei entsprechender Umsetzung häufiger Sprungbrett in eine Festanstellung als gemeinhin angenommen.

Qualitätssicherung fängt mit dem richtigen Personal an. Personalvermittlung stellt nur dann eine sinnvolle und Erfolg versprechende Ergänzung dar, wenn der Kunde und die entsprechende Agentur strukturiert, professionell und ehrlich miteinander an der Lösung bestimmter Aufgaben und der Erreichung gemeinsamer Ziele, im Sinne von Teamarbeit beziehungsweise Teammanagement, arbeiten.

Für den Personaldienstleister an sich zählt die Qualität der Dienstleistung. Den Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt und unter den Unternehmen können sie nur für sich nutzen, wenn sie innovativ, kreativ und kundennah sind. Neben der bloßen Vermittlung von Personal bedeutet das, auch andere Auswahltechniken und Entscheidungskriterien für Bewerber zu entwickeln, beispielsweise durch Traineeprogramme oder Weiterqualifizierung ihrer Kandidaten. Einige Agenturen spezialisieren sich auf eine Branche und können mit besonders fachkundigem Wissen Kunden halten und werben.
Eine immerwährende Weiterentwicklung ist die Voraussetzung für die Personalagenturen, um in Zukunft auch Bestand zu haben. Die Balance zwischen Quantität und Qualität wird bei den meisten Personaldienstleistern von entscheidender Bedeutung sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Umsatz zu erzielen. Spezialisierung allein wird jedoch nicht ausreichen. Moderne Full-Service-Personaldienstleister, die den Servicegedanken in den Vordergrund stellen, müssen ihr Angebot den individuellen Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechend erweitern und profilieren. Sie kümmern sich um Bedarfsermittlung, Recruiting, Profiling, Gesundheits- und Sicherheitscheck, Jobcoaching, Rechtsangelegenheiten, Controlling und Rechnungslegung sowie die Zeiterfassung und Datenverarbeitung und setzen auf qualifizierte, verlässliche und verantwortungsbewusste Fachkräfte und zukunftsorientierte Technologien. Sie sind nun vielmehr Unternehmensberater mit Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis. Von der interaktiven Personalplanung mit dem Kunden über kontinuierlichen Kompetenztransfer in Personalführung und -einsatz, gezielte Angebote zur Personalentwicklung und -betreuung, Know-How im Bereich der Unternehmenskommunikation (besonders zw. regulären Arbeitskräften und Leiharbeitern), bis hin zur Personalverwaltung und Personalwirtschaftskontrolle, vom Arbeitsvertrag bis zur Gehaltsabrechnung und ggf. Personalübernahme entlasten sie ihre Kunden, die sich somit voll auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Gerade deshalb lohnt sich der zweite Blick hinter die Fassade; denn, wie in anderen Branchen auch gilt: Nicht überall, wo Full Service im Portfolio steht, wird Personalservice auch als gelebte Partnerschaft verstanden und beherrscht. Ganzheitliche Lösungen zur Personalorganisation werden Unternehmen in eine Zukunft mit neuen, informierten und kritischen Mitarbeitern und Kunden tragen und zukünftig das Bild moderner Personaldienstleistungen bestimmen.

Fazit. Die Bedeutung der Personaldienstleistungsagenturen spielt noch eine untergeordnete Rolle, auch wenn aufsteigende Trends erkennbar und bemerkbar sind. Noch spielen die nicht unmittelbar auf der Arbeitnehmerüberlassung basierenden Personaldienstleistungen mit weniger als 10 Prozent Anteil am Gesamtvolumen der Branche eine Nebenrolle. Dennoch steigt die Zahl der echten Personalservice-Angebote rasant an und wird rasch an Bedeutung zunehmen. Das entsprechende Maß für eine optimale Ausgewogenheit bedarfs- und bedürfnisgerechter Orientierung muss dabei gefunden werden.
In der heutigen Zeit ist ein Unternehmen darauf angewiesen, ein gutes internes Team und gute Partner zu haben, um seine Personalplanung abzusichern. Sie müssen flexibel und kompetent auf die jeweilige wirtschaftliche Situation reagieren. Das Fundament dieser Handlungsmöglichkeiten und der Organisation einer Firma ist in seinen Mitarbeitern zu sehen. Die Personalbeschaffung sollte daher nicht durch die eigene Betriebsblindheit gelenkt, sondern durch einen fachkundigen und sozialen Partner unterstützt werden. Unternehmensorganisation kann dann erfolgreich verlaufen, wenn Humanrecruiting aus Teamarbeit zwischen Personalvermittlungsagentur und Betrieb resultiert.
Instabile Umwelten verlangen derzeit eine bedarfs- und bedürfnisgerecht Orientierung, die durch eine externe Dienstleistung im Sinne eines Serviceunternehmens gewährleistet werden kann.
Die Professionalität der Personalvermittlung liegt dabei in der ganzheitlichen Kenntnis, die sie über ihren Kunden und ihre Kandidaten hat. Qualitätssicherung fängt mit dem richtigen Personal an. Personalvermittlung stellt nur dann eine sinnvolle und Erfolg versprechende Ergänzung dar, wenn Kunde und die entsprechende Agentur strukturiert, professionell und ehrlich miteinander an der Lösung bestimmter Aufgaben und der Erreichung gemeinsamer Ziele, im Sinne von Teamarbeit beziehungsweise Teammanagement, arbeiten.

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