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Rechtliche Anforderungen bei der Kommunikation per E-Mail

Im privaten und geschäftlichen Verkehr spielen E-Mails eine immer wichtigere Rolle. Anders als ein Brief oder ein Fax lässt sich eine E-Mail „mal schnell“ schreiben. Die Kommunikation ist einfacher und in der Regel auch günstiger. Welt­weit kann jeder innerhalb weniger Sekunden erreicht werden. Gegenüber einem Telefonat bietet die E-Mail den Vorteil, dass der Inhalt der Nachricht dokumentiert ist.


Bei allen Vorteilen gibt es bei der Kom­munikation per E-Mail auch eine Kehr­seite der Medaille. Aus den genannten Vorteilen ergeben sich auch Aufgaben und Risiken, wie nachfolgender Beitrag zeigt.

Neben den besonderen Sicherheitsrisiken von E-Mails – hier soll nur die Möglichkeit des Mitlesens oder des Missbrauchs sowie die Risiken im Zusammenhang mit viren­verseuchten Mails und Spam-Mails erwähnt werden – bestehen bzw. entstehen erheb­liche rechtliche Anforderungen, die in der Praxis häufig jedoch stiefmütterlich behan­delt werden.

Pflichtangaben in E-Mails. Sämtliche Pflichtangaben, die in Geschäftsbriefen ent­halten sein müssen, sind in E-Mails eben­falls aufzunehmen. Welche Angaben dies sind, richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens. Die Angaben sollten dabei deutlich lesbar enthalten sein. Die Über­mittlung in Form einer angehängten elektro­nischen Visitenkarte (V-Card) genügt nicht den Anforderungen.

Wird gegen die rechtlichen Vorgaben verstoßen, kann dies zur Festsetzung von Zwangsgeldern durch das Registergericht führen. Zudem drohen zivilrechtliche An­sprüche wegen Irreführung und die Gefahr einer Abmahnung aus wettbewerbsrecht­lichen Gründen.

Archivierung von E-Mails.Im Dezember 2002 wurde die Deutsche Bank von der US-Börsenaufsicht gezwungen, 1,65 Millio­nen US-Dollar Strafe zu zahlen. Anlagebe­rater der Bank hatten E-Mails falsch oder gar nicht abgespeichert. Dadurch wurden Ermittlungen zu umstrittenen Anlageemp­fehlungen erschwert. Neben der Deutschen Bank mussten auch Goldman Sachs, Morgan Stanley und Salomon Smith Barney sowie andere Geldhäuser zahlen.

Mit der lückenhaften E-Mail-Archivierung verletzten die Geldhäuser US-Recht. Aus Deutschland ist ein ähnliches Beispiel nicht bekannt, jedoch ist dieses sicher geeignet, Sensibilität für die Archivierung von E-Mails zu entwickeln.

Gesetzliche Archivierungspflicht.Die ge­setzlichen Archivierungspflichten ergeben sich aus einer Vielzahl von Vorschriften. Aus diesem Dschungel von Regeln werden ex­emplarisch einige Vorschriften erörtert.

Nach § 238 HGB ist der Kaufmann ver­pflichtet, eine mit der Urschrift überein­stimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Daten­träger) zurückzubehalten. Umfasst ist damit auch der Verkehr per E-Mail, wenn es sich z. B. nicht um private Nachrichten handelt.

Auch steuerrechtliche Vorschriften be­gründen eine Archivierungspflicht von E-Mails. Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außen­prüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Der Be­triebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten, oder das Datenverarbeitungssystem des Steuer­pflichtigen zu nutzen.

Die Anforderungen dieser Gesetzesände­rung werden im Schreiben des Bundesmi­nisteriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel „Grundsätze zum Daten­zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterla­gen (GDPdU)“ konkretisiert. Außerdem müs­sen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-ge­stützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden.

Nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO) gilt, dass „bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern insbesondere sichergestellt sein muss, dass während der Dauer der Auf­bewahrungsfrist die Daten jederzeit verfüg­bar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können“.

Nach § 147 AO sind ferner die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inven­tare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanwei­sungen und sonstigen Organisationsun­terlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Ge­schäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Da­tenverarbeitung abgegebenen Zollanmel­dung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufü­gen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Im Ergebnis sind also alle E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzu­bewahren.

Verstöße gegen die gesetzlichen Archivie­rungspflichten.Verstöße gegen die gesetz­lichen Archivierungspflichten können eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Im Einzelfall können sogar strafrechtliche Vorschriften verletzt sein.

Ferner können sich Schadenersatzan­sprüche gegen z. B. den GmbH-Geschäfts­führer ergeben. Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäfts­mannes anzuwenden. Überwacht der Ge­schäftsführer nicht das Risikomanagement, dem die Archivierung von E-Mails zuzuord­nen ist, kann dieser bei Entstehung eines Schadens eventuell in die Haftung genom­men werden.

Fernmeldegeheimnis und Datenschutz. Die Archivierung von E-Mails bereitet je­doch auch Probleme, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. An dieser Stelle soll auch darauf hingewiesen werden, dass die Archivierung von E-Mails einen Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis darstellen kann. Dieses ist nach überwiegender Auffas­sung anwendbar, wenn den Arbeitnehmern gestattet wird, E-Mails zu privaten Zwecken einzusetzen. Zudem sind die Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu beach­ten.

Ausblick Beschäftigtenschutz. Nach dem Entwurf eines Gesetzes zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes der Bundes­regierung vom 25.08.2010 soll der Be­schäftigtenschutz konkretisiert werden und Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Be­schäftigte schaffen.

Es wird im Ergebnis hervorgehoben, dass nur Daten verarbeitet werden, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Es soll gleichzeitig die Arbeitnehmer schüt­zen und den Arbeitgebern eine Grundlage für die Durchsetzung von Compliance-Anfor­derungen geben.

Im Einzelnen soll geregelt werden, welche Daten im Bewerbungsverfahren erhoben werden dürfen und welche Fragerechte der potenzielle Arbeitgeber hat. Ferner soll die ärztliche Untersuchung und Durchführung von Eignungstests vor Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses geregelt wer­den.

Der Gesetzesentwurf sieht auch eine Kon­kretisierung der Datenerhebung, -verarbei­tung und -nutzung im Beschäftigungsver­hältnis vor.

Die Beobachtung nicht öffentlich zugäng­licher Betriebsgelände, Betriebsgebäu­de oder Betriebsräume (Betriebsstätten) mit optisch-elektronischen Einrichtungen Videoüberwachung), die auch zur Erhebung von Beschäftigtendaten geeignet ist, wird nur unter bestimmten Voraussetzungen zu­gelassen.

Der Arbeitgeber darf zudem Beschäf­tigtendaten durch elektronische Einrich­tungen zur Bestimmung eines geogra­fischen Standortes (Ortungssysteme) nur erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies aus betrieblichen Gründen erforderlich ist.

Er darf nach dem Gesetzesentwurf bio­metrische Merkmale eines Beschäftigten nur erheben, verarbeiten und nutzen, soweit dies aus betrieblichen Gründen zu Autori­sierungs- und Authentifikationszwecken er­forderlich ist und keine schutzwürdigen In­teressen des Beschäftigten am Ausschluss der Datenerhebung, -verarbeitung und -nut­zung überwiegen. Daten in Form von Licht­bildern eines Beschäftigten darf der Arbeit­geber auch zu anderen Zwecken erheben, verarbeiten und nutzen, soweit der Beschäf­tigte eingewilligt hat.

Der Gesetzesentwurf konkretisiert wei­ter die Nutzung von Telekommunikations­diensten und die hiermit verbundene Daten­erhebung, -verarbeitung und -nutzung.

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