Auf der CeBIT 2010 wurde von der DATEV eG eine neue Lösung zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen vorgestellt. Im Rahmen dieses Artikels möchten wir Sie näher über das interessante Produkt DATEV eRechnung informieren.

---

Damit auch bei ein­er elek­tro­n­is­chen Rech­nung die Berech­ti­gung zum Vors­teuer­abzug beste­ht, sind allerd­ings einige Voraus­set­zun­gen zu erfüllen, die bis­lang recht kom­pliziert umzuset­zen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen auf ein­fache und rechtssichere Art sowohl akzep­tieren als auch versenden lassen. Dabei sorgt das Sys­tem dafür, dass sowohl die Anforderun­gen an die Gültigkeit der elek­tro­n­is­chen Sig­natur als auch an die Daten­hal­tung erfüllt sind.

Eine elek­tro­n­is­che Rech­nung muss mit ein­er qual­i­fizierten elek­tro­n­is­chen Sig­natur verse­hen sein. Nur dann kann die Vors­teuer bei der Umsatzs­teuer-Voran­mel­dung gel­tend gemacht wer­den. Mit der Sig­natur ist nachgewiesen, dass die Rech­nung unverän­dert und die Iden­tität des Sig­nier­ers ein­wand­frei ist. Damit die Rech­nung auch in der Buch­hal­tung ver­ar­beit­et und die Vors­teuer recht­skon­form abge­zo­gen wer­den darf, muss außer­dem eine Sig­natur­prü­fung mit ein­er zer­ti­fizierten Soft­ware durchge­führt werden.

Das Prüf­pro­tokoll ist in dig­i­taler Form gemein­sam mit der sig­nierten Rech­nung revi­sion­ssich­er über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Ins­beson­dere für mit­tel­ständis­che Unternehmen bedeutete dieses kom­plexe Ver­fahren bis­lang ein umsatzs­teuer­lich­es Risiko bei der Annahme elek­tro­n­is­ch­er Liefer­an­ten­rech­nun­gen und einen Hemm­schuh für den Ein­satz dig­i­taler Ausgangsrechnungen.

Sig­natur­prü­fung, Sig­na­tur­erstel­lung und Archivierung
Die neue Funk­tion DATEV eRech­nung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem Sys­tem mit mehreren browser­basierten Anwen­dun­gen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mit­tleren Unternehmen. Kern­stück ist die dig­i­tale Belegver­wal­tung. Über das Online-Sys­tem greifen Unternehmen wie auch deren Steuer­ber­ater gemein­sam auf den im DAT­EV-Rechen­zen­trum gespe­icherten Datenbe­stand zu. Auf diese Weise opti­miert das Sys­tem das Zusam­men­spiel mit der Kan­zlei, die für ihre Auf­gaben Zugriff auf die Dat­en hat und ihrer­seits unternehmen­srel­e­vante Auswer­tun­gen online zur Ver­fü­gung stellen kann.

Bis­lang wur­den bere­its papierene Rech­nungs­belege mit­tels Fax oder Scan­ner dig­i­tal­isiert und das Beleg­bild im Rechen­zen­trum hin­ter­legt. Mit einem ein­fachen Hand­griff lassen sich nun auch orig­inär elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen in die Belegver­wal­tung online über­mit­teln, wobei die Sig­natur­prü­fung automa­tisch im DAT­EV-Rechen­zen­trum durchge­führt wird. Die Rech­nun­gen, Sig­na­turen und Prüf­pro­tokolle wer­den dort geset­zeskon­form archiviert und ste­hen sofort für die Finanzbuch­führung zur Ver­fü­gung. Der abgesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfol­gt Smart­Card-basiert über das USB-Medi­um DATEV mIDen­ti­ty, das zum Liefer­um­fang des Anwen­dungs­bün­dels gehört.

Beque­mer Rechnungsversand
Via DATEV eRech­nung kön­nen Unternehmen auch selb­st elek­tro­n­is­che Rech­nun­gen an ihre Kun­den versenden. Die Rech­nungs­datei wird dazu eben­falls in die Belegver­wal­tung online über­tra­gen. Über ein soge­nan­ntes Vertre­tungsmod­ell sig­niert DATEV diese Rech­nun­gen dann im Auf­trag des Unternehmens qual­i­fiziert elek­tro­n­isch. Dafür ist lediglich eine Voll­macht­serk­lärung des Unternehmens erforderlich.

Nach­dem die elek­tro­n­is­che Rech­nung von DATEV sig­niert und archiviert wurde, erhält der Rech­nungssteller eine E‑Mail mit Link auf die Rech­nung im DAT­EV-Rechen­zen­trum. Darüber kann die Rech­nung angezeigt und per E‑Mail an den Rech­nungsempfänger versendet wer­den. Selb­stver­ständlich ste­hen auch die elek­tro­n­is­chen Aus­gangsrech­nun­gen Unternehmen und Kan­zlei automa­tisch für die Buch­führung zur Verfügung.

DATEV eRech­nung ist ein durchgängiges Sys­tem zum Prüfen, Sig­nieren, Archivieren und Buchen elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen. Indem die Anwen­dung in das Anwen­dungspaket Unternehmen online einge­bun­den ist, ent­fall­en aufwendi­ge Einzelschritte und Investi­tio­nen in Sig­naturlö­sun­gen und Archivierungssys­teme. So kön­nen Unternehmen die Vorteile elek­tro­n­is­ch­er Rech­nun­gen unkom­pliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewapp­net, wenn bei ein­er Betrieb­sprü­fung der Vors­teuer­abzug elek­tro­n­isch über­mit­tel­ter Rech­nun­gen kon­trol­liert wird.

---

Quelle: Quelle und weit­ere Infor­ma­tio­nen: www.datev.de/erechnung