Grundsätzlich unterliegen Zuwendungen an Arbeitnehmer der Lohnsteuerpflicht und dem Beitragsabzug der Sozialversicherung. Nachfolgend werden Möglichkeiten für Arbeitgeber in der Gewährung von steuerfreien Arbeitgeberleistungen – nicht abschließend – skizziert.

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Zuwen­dun­gen an Arbeit­nehmer in fol­gen­den Bere­ichen kön­nen ein effizientes Instru­ment zur Senkung der Lohn­nebenkosten sein: Arbeitsmit­tel, Aufmerk­samkeit­en, Aus­la­gen­er­satz, Bei­hil­fen für Not­fälle, Betrieb­ss­port und Gesund­heits­förderung, Betrieb­sver­anstal­tun­gen, Fahrtkosten­er­satz, Fort­bil­dung, Frei­gren­ze für Sach­bezüge, Kinder­garten­zuschüsse, Klei­dung, Manko­geld, Per­son­al­com­put­er, Rabat­tfrei­be­trag, Reisekosten, Restau­rantscheck, Sam­mel­be­förderung, Telekom­mu­nika­tion, Umzugskosten, Ver­mö­gens­beteili­gun­gen, Verpfle­gungsmehraufwand, Warengutscheine, Werkzeuggeld, Zinsvorteil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen, Zukun­ftssicherung, Zuschläge für Sonntags‑, Feiertags- und Nachtarbeit.

Arbeitsmit­tel Unent­geltlich zur beru­flichen Nutzung über­lassene Arbeitsmit­tel sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Aufmerk­samkeit­en Sach­leis­tun­gen, die dem Arbeit­nehmer aus Anlass eines beson­deren per­sön­lichen Ereigniss­es zugewen­det wer­den, sind steuer- und sozialver­sicherungs­frei, wenn ihr Wert 40 EUR (inkl. Umsatzs­teuer) nicht über­steigt. Bei Gutscheinen gilt diese Regelung jedoch nur dann, wenn der Gutschein als Sachzuwen­dung anzuse­hen ist. Geldzuwen­dun­gen sind hinge­gen immer steuerpflichtig. Die Aufmerk­samkeit­en umfassen eben­falls Getränke und Genuss­mit­tel, die der Arbeit­ge­ber zum Verzehr ver­bil­ligt oder unent­geltlich überlässt.

Aus­la­gen­er­satz Geld­be­träge, die der Arbeit­nehmer für den Arbeit­ge­ber aus­gegeben hat, sind steuer- und sozialver­sicherungs­frei (z. B. Parkge­bühren oder Ben­zinkosten, wenn der Arbeit­nehmer diese auf Rech­nung des Arbeits­ge­bers getra­gen hat).

Bei­hil­fen für Not­fälle Bei­hil­fen und Unter­stützun­gen, die wegen Hil­fs­bedürftigkeit gewährt wer­den, sind bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr steuer­frei, wenn die Unter­stützun­gen dem Anlass nach gerecht­fer­tigt sind, z. B. in Krankheits- und Unglücks­fällen. In Aus­nah­me­fällen kön­nen auch Leis­tun­gen von mehr als 600 EUR steuer- und sozialver­sicherungs­frei bleiben. Zuwen­dun­gen für Heirat oder Geburt sind hinge­gen seit 01.01.2006 steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Betrieb­ss­port und Gesund­heits­förderung Leis­tun­gen des Arbeit­ge­bers zur Verbesserung des all­ge­meinen Gesund­heit­szu­s­tandes und der betrieblichen Gesund­heits­förderung, die zusät­zlich zum ohne­hin geschulde­ten Arbeit­slohn erbracht wer­den, bleiben steuer­frei, soweit sie den Betrag von 500 EUR im Kalen­der­jahr nicht über­steigen. Hier­von erfasst wer­den z. B. Leis­tun­gen zur Verbesserung des all­ge­meinen Gesund­heit­szu­s­tandes und zur Vor­beu­gung und Reduzierung arbeits­be­d­ingter Belas­tun­gen des Bewe­gungsap­pa­rates. Stellt der Arbeit­ge­ber einen Fit­ness­raum unent­geltlich zur Ver­fü­gung, ist dies eine steuer- und sozialver­sicherungs­freie Leis­tung zur Verbesserung der Arbeits­be­din­gun­gen im über­wiegend betrieblichen Inter­esse. Dies gilt nicht für die Über­nahme von Mit­glieds­beiträ­gen des Arbeit­nehmers z. B. für ein Fit­nessstu­dio. Dieses ist eine Barzuwen­dung, somit steuer- und sozialver­sicherungspflichtiger Arbeit­slohn! Ist der Arbeit­ge­ber Ver­tragspart­ner des Leis­tungser­bringers, liegt ein Sach­bezug vor. Sach­bezüge sind bis zu 44 EUR im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei.

Betrieb­sver­anstal­tun­gen Steuer- und sozialver­sicherungs­frei sind bis zu zwei Betrieb­sver­anstal­tun­gen, z. B. Betrieb­saus­flug oder Wei­h­nachts­feier, im Jahr, wenn die Aus­gaben pro Ver­anstal­tung höch­stens 110 EUR pro Arbeit­nehmer betragen.

Fahrtkosten­er­satz Benutzt der Arbeit­nehmer für Fahrten zwis­chen Woh­nung und Arbeitsstätte seinen eige­nen Pkw, kann der Arbeit­ge­ber ihm mit 15 % pauschal besteuert 0,30 EUR pro Ent­fer­nungskilo­me­ter erstat­ten. Durch die steuer­lich zuläs­sige Pauschalbesteuerung unter­liegt der Fahrtkosten­zuschuss nicht der Sozialversicherungspflicht.

Fort­bil­dung Beru­fliche Fort- und Weit­er­bil­dungsleis­tun­gen sind immer dann steuer- und sozialver­sicherungs­frei, wenn die Maß­nah­men im über­wiegen­den Inter­esse des Arbeit­ge­bers durchge­führt wer­den. Nach der neueren Recht­sprechung des Bun­des­fi­nanzhofes kön­nen bei gemis­cht ver­an­lassten Dien­streisen, also Reisen, die neben einem ein­deutig beru­flichen Teil auch pri­vate Freizeit­ele­mente bein­hal­ten, die Reisekos­ten in steuerpflichtige Sachzuwen­dun­gen und Zuwen­dun­gen im betrieblichen Inter­esse aufgeteilt werden.

Die Lohn­s­teuer kann entwed­er indi­vidu­ell nach den Merk­malen der Lohn­s­teuerkarte oder unter den geset­zlichen Voraus­set­zun­gen pauschal durch den Arbeit­ge­ber erhoben wer­den. Die Pauschalbesteuerung hat jedoch keine Auswirkung für den Bere­ich der Sozialversicherung.

Frei­gren­ze für Sach­bezüge Sach­bezüge sind steuer­frei, wenn der Vorteil für den Arbeit­nehmer höch­stens 44 EUR pro Kalen­der­monat beträgt. Dabei han­delt es sich um eine Frei­gren­ze. Wurde in einem Monat die Gren­ze von 44 EUR über­schrit­ten, sind die gesamten Bezüge lohn­s­teuerpflichtig. Umfasst ist z. B. die Über­las­sung monatlich­er Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs (Jobtick­ets).

Kinder­garten­zuschüsse Beiträge für Kindergärten und andere ver­gle­ich­bare Ein­rich­tun­gen, in denen nicht schulpflichtige Kinder tagsüber betreut und ver­sorgt wer­den, kön­nen Arbeit­ge­ber steuer­frei gewähren. Dies gilt sowohl für betriebliche als auch für außer­be­triebliche Ein­rich­tun­gen. Es muss sich dabei um zusät­zlich zum Arbeit­slohn erbrachte Leis­tun­gen handeln.

Klei­dung Die Gestel­lung typ­is­ch­er Beruf­sklei­dung durch den Arbeit­ge­ber an den Arbeit­nehmer ist grund­sät­zlich steuer­frei (z. B. Uni­form von Bundeswehr‑, Polizei- und Bahnbeschäftigten).

Manko­geld Arbeit­nehmer, die im Kassen- und Zähl­dienst beschäftigt sind, erhal­ten von ihren Arbeit­ge­bern vielfach eine beson­dere Entschädi­gung zum Aus­gle­ich von Kassen­ver­lus­ten, auch Fehlgeldentschädi­gun­gen, Zählgelder, Kassen­ver­lus­tentschädi­gun­gen genan­nt. Pauschale Fehlgeldentschädi­gun­gen sind steuer­frei, soweit sie 16 EUR im Monat nicht übersteigen.

Per­son­al­com­put­er Die pri­vate Nutzung eines betrieblichen Com­put­ers durch den Arbeit­nehmer ist steuer­frei. Dies gilt auch, wenn der Arbeit­ge­ber dem Arbeit­nehmer den Com­put­er über­lässt und schriftlich vere­in­bart wird, dass der Arbeit­nehmer den Com­put­er beru­flich und pri­vat nutzen darf. Zudem ist zu vere­in­baren, dass das Gerät wieder an den Arbeit­ge­ber zurück­zugeben ist.

Rabat­tfrei­be­trag Über­lässt der Arbeit­ge­ber seinen Arbeit­nehmern eigene Waren oder Dien­stleis­tun­gen unent­geltlich oder gewährt er hier­auf einen Rabatt, so ergibt sich für den Arbeit­nehmer ein steuer- und sozialver­sicherungspflichtiger geld­w­ert­er Vorteil. Dies gilt nicht, wenn der Rabat­tfrei­be­trag bis zu ein­er Höhe von 1.080 EUR im Jahr einge­hal­ten wird. Umfasst sind solche Pro­duk­te und Dien­stleis­tun­gen, mit denen der Arbeit­ge­ber han­delt. Maßgebend für die steuer­liche Bew­er­tung des eingeräumten Rabatts ist der um 4 % geminderte End­preis, zu denen der Arbeit­ge­ber die Waren oder Dien­stleis­tun­gen frem­den End­ver­brauch­ern im all­ge­meinen Geschäftsverkehr anbietet.

Reisekosten Reisekosten, die der Arbeit­nehmer wegen ein­er betrieblich ver­an­lassten Dien­streise getra­gen hat, kann der Arbeit­ge­ber steuer­frei ersetzen.

Sam­mel­be­förderung Eine Sam­mel­be­förderung von Arbeit­nehmern zwis­chen Woh­nung und Arbeitsstätte mit einem vom Arbeit­ge­ber gestell­ten Beförderungsmit­tel ist steuer- und sozialver­sicherungs­frei, wenn sie für den betrieblichen Ein­satz der Arbeit­nehmer notwendig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Beförderung mit öffentlichen Beförderungsmit­teln auf­grund unver­hält­nis­mäßig hohen Zeitaufwands oder auch gar nicht (man­gels Ange­bots) stat­tfind­en könnte.

Restau­rantscheck Die Mitar­beit­er­verpfle­gung ist für Unternehmen von 2010 an bis zu 1.298 EUR jährlich pro Arbeit­nehmer abgaben­frei. Der Arbeit­ge­ber kann seinen Arbeit­nehmern einen Essen­szuschuss in Form eines Restau­rantschecks zukom­men lassen. Voraus­set­zung ist, dass der Arbeit­nehmer sich aus seinem bere­its ver­s­teuerten Net­toeinkom­men ab 2010 in Höhe von 2,80 EUR beteiligt oder der Sach­bezugswert pauschal mit 25 % ver­s­teuert wird, entwed­er vom Arbeit­nehmer oder Arbeit­ge­ber. Die Beteili­gung von 2,80 EUR erhält der Mitar­beit­er mit dem Restau­rantscheck wieder zurück. Somit ergibt sich für 2010 ein max­i­maler Scheck­w­ert pro Arbeit­stag von 5,90 EUR. Übern­immt der Arbeit­nehmer die Pauschal­s­teuer auf den Sach­bezugswert von 2,80 EUR, kann der Arbeit­ge­ber nicht nur bis zu 3,10 EUR, son­dern jeden gewün­scht­en Betrag bis max­i­mal 5,90 EUR pro Restau­rantscheck steuer- und sozial­ab­gaben­frei an den Mitar­beit­er ausgeben.

Telekom­mu­nika­tion Die pri­vate Nutzung von Telekom­mu­nika­tion­s­geräten ist für den Arbeit­nehmer steuer­frei. Für den steuer­freien Ersatz beru­flich ent­standen­er Telekom­mu­nika­tion­skosten kann der Arbeit­ge­ber die laut Einzelkosten­nach­weis ange­fal­l­enen tat­säch­lichen Aufwen­dun­gen erset­zen. Dabei reicht es aus, die Einzelkos­ten über einen Zeitraum von drei Monat­en nachzuweisen und diesen repräsen­ta­tiv­en Durch­schnitt in der Folge anzusetzen.

Alter­na­tiv kann er pauschal ohne Einzelkosten­nach­weis bis zu 20 % des Rech­nungs­be­trages, höch­stens aber 20 EUR pro Monat ersetzen.

Umzugskosten Zieht der Arbeit­nehmer aus beru­flichen Grün­den um, kann ihm der Arbeit­ge­ber die Umzugskosten steuer­frei erstat­ten. Allerd­ings dür­fen die Kosten nicht höher sein als im Bun­desumzugskostenge­setz angegeben. Außer­dem müssen, sofern der Arbeit­nehmer die Kosten per Einzel­nach­weis bez­if­fert, einzelne Posi­tio­nen her­ausgenom­men wer­den, die nicht steuer­frei erstat­tet wer­den dür­fen. Dazu gehören z. B. die Kosten für neu angeschaffte Möbel oder Ver­mö­gensver­luste (z. B. Veräußerungskosten).

Ver­mö­gens­beteili­gun­gen Erhal­ten Mitar­beit­er die Chance, unent­geltlich oder ver­bil­ligt Ver­mö­gens­beteili­gun­gen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Beteili­gun­gen zu erwer­ben, sind diese Bezüge lohn­s­teuer­frei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Beteili­gung und ins­ge­samt 135 EUR im Kalen­der­jahr nicht übersteigen.

Zinsvorteil bei Arbeit­ge­ber­dar­lehen Ein Arbeit­ge­ber­dar­lehen ist die Über­las­sung von Geld durch den Arbeit­ge­ber oder auf­grund des Dien­stver­hält­niss­es durch einen Drit­ten an den Arbeit­nehmer, die auf dem Rechts­grund eines Dar­lehensver­trags beruht. Gewährt der Unternehmer ein unverzinslich­es oder zinsver­bil­ligtes Arbeit­ge­ber­dar­lehen, so stellen die Zin­serspar­nisse für den Arbeit­nehmer grund­sät­zlich Arbeit­slohn dar und sind lohn­s­teuer­lich abzurech­nen. Die Zins­ersparnisse ergeben sich aus der Zins­d­if­ferenz zwis­chen dem Zins aus dem gewährten Arbeit­ge­ber­dar­lehen gegenüber dem mark­tüblichen Zins eines ver­gle­ich­baren Dar­lehens. Zur Ermit­tlung des mark­tüblichen Zinssatzes mit Hil­fe der EWU-Zinssta­tis­tik der Deutschen Bun­des­bank. Solange die Summe der noch nicht getil­gten Dar­lehen am Ende des Lohn­zahlungszeitraums 2.600 EUR (Nich­tauf­griff­s­gren­ze) nicht über­steigt, wer­den die Zin­serspar­nisse lohn­s­teuer­lich nicht erfasst. Zudem find­et die 44-EUR-Sach­bezugs­frei­gren­ze Anwendung.

Verpfle­gungsmehraufwand Wer sich min­destens 8 Stun­den außer­halb der Woh­nung bzw. der regelmäßi­gen Arbeitsstätte aufhält, kann vom Arbeit­ge­ber eine Entschädi­gung für den Verpfle­gungsmehraufwand erhal­ten. Er beträgt bei ein­er Abwe­sen­heit ab 24 Stun­den 24 EUR, ab 14 bis 24 Stun­den 12 EUR, ab 8 bis 14 Stun­den 6 EUR .

Bei Aus­land­sreisen gel­ten spezielle pauschale Länder-Auslandstagegelder.

Warengutscheine Ein Warengutschein ist steuer­frei, wenn der Gutschein beim Arbeit­ge­ber einzulösen ist. Der Gutschein stellt auch dann einen Sach­bezug dar, wenn er auf einen Euro-Betrag lautet. Es ist die monatliche 44-EUR-Frei­gren­ze oder der Rabat­tfrei­be­trag in Höhe von 1.080 EUR anzuwenden.

Die Warengutscheine, die der Arbeit­nehmer bei einem Drit­ten ein­lösen kann, unter­liegen stren­geren Anforderun­gen. Auf dem Warengutschein muss eine bes­timmte, der Art und Menge nach konkret beze­ich­nete Ware oder Dien­stleis­tung ohne einen anzurech­nen­den Betrag angegeben sein. Begüns­tigte Sachzuwen­dun­gen liegen so z. B. vor, wenn der Gutschein nur die zu tank­ende Menge und die Treib­stof­fart ausweist.

Werkzeuggeld Für Werkzeuge, die betrieblich genutzt wer­den, kann der Arbeit­ge­ber eine steuer­freie Erstat­tung an den Arbeit­nehmer vornehmen. Die Steuer­frei­heit für Werkzeuggeld gilt auss­chließlich für Handw­erk­szeug, das zur leichteren Hand­habung, Be- und Ver­ar­beitung eines Gegen­standes dient.

Zukun­ftssicherung Seit 2005 kön­nen die Beiträge zu Direk­tver­sicherun­gen – wie bei Pen­sion­skassen und Pen­sions­fonds – bis zu ein­er Höhe von 4 % der Beitrags­be­mes­sungs­gren­ze (2010 = 2.640 EUR) steuer- und sozialver­sicherungs­frei aus dem Brut­toeinkom­men umge­wan­delt wer­den. Darüber hin­aus ist bei Verträ­gen, die seit Anfang 2005 abgeschlossen wur­den, eine weit­ere steuer­freie, aber sozialver­sicherungspflichtige Ent­gel­tumwand­lung bis zu 1.800 EUR pro Jahr möglich.

Zuschläge für Sonntags‑, Feiertags- und Nachtarbeit

Zusät­zlich zum Grund­lohn kön­nen fol­gende Zuschläge für Sonntags‑, Feiertags- und Nachtar­beit steuer- und sozialver­sicherungs­frei gezahlt wer­den. Die Zuschläge sind auf einen Grund­lohn von höch­stens 50 EUR beschränkt:

• Heimar­beit: 10 %
• Nachtar­beit von 20 bis 6 Uhr: 25 % bzw. von 0 bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen: 40 %
• Son­ntagsar­beit von 0 bis 24 Uhr: 50 %
• Geset­zliche Feiertage von 0 bis 24 Uhr: 125 %
• Sil­vester von 14 bis 24 Uhr: 125 %
• Wei­h­nachts­feiertage von 0 bis 24 Uhr: 150 %
• Heili­ga­bend von 14 bis 24 Uhr: 150 %
• 1. Mai von 0 bis 24 Uhr 150 %